Modification de statuts (en ce compris l’adaptation au CSA)

Les statuts constituent la base de l’acte constitutif de votre société, le document qui est établi lors de la création de la société. Ce sont, pour ainsi dire, les règles de base de votre société.

Les statuts ne sont pas immuables et peuvent – voire doivent parfois – être modifiés. En effet, une société évolue au fil des ans. Si des modifications sont prévues, vous devrez peut-être ajuster les statuts. Cela peut être dû au fait que vous souhaitez développer de nouvelles activités, augmenter le capital ou les apports de votre société ou changer sa dénomination. Pour ajuster les statuts d’une SRL, d’une SA ou d’une SC, vous devez faire appel à un notaire. Il préparera d’abord un acte notarié et le fera publier.

De plus, le nouveau Code des sociétés et des associations (« CSA ») est entré en vigueur le 1^er mai 2019. Les sociétés constituées depuis cette date l’ont été sur base des règles contenues dans ce Code et leurs statuts se trouvent (en principe) déjà en adéquation avec les nouvelles règles en vigueur.

Les sociétés qui existaient déjà lors de l’entrée en vigueur de ce Code disposent, quant à elles, d’un délai pour adapter leurs statuts et les mettre en adéquation avec ce Code. Ainsi, le législateur a mis en place un régime de transition en trois phases :

1. Le 1^er janvier 2020 : les dispositions impératives du CSA sont automatiquement devenues applicables à toutes les sociétés existantes (que leurs statuts soient déjà adaptés ou non) ;
2. La première modification des statuts : Lors de la première modification des statuts, la personne morale a l’obligation de mettre l’entièreté des statuts en conformité avec le CSA.
3. Le 1^er janvier 2024 : Toutes les personnes morales doivent avoir modifié leurs statuts au plus tard pour le 1^er janvier 2024. A défaut de ce faire, les administrateurs pourront être tenus responsables des éventuels dommages découlant de statuts non conformes au nouveau Code.

Procédure

Afin de modifier les statuts et de les adapter au nouveau Code, il est nécessaire de respecter les règles propres pour ce faire. Ces règles diffèrent selon la forme de personnalité morale.

Pour les sociétés :

• Société simple, SNC et Scom : cette forme de personnalité morale peut être constituée par un acte sous signature privée (société purement interne) ou par un acte authentique devant notaire. Si vous avez opté pour le passage devant un notaire, il vous sera nécessaire de modifier les statuts de la société également par acte authentique pour le mettre en adéquation avec le nouveau Code.
• SRL (art. 5:100 CSA) et SC (art. 6:85 CSA) : La modification des statuts de la société relève de la compétence de l’assemblée générale. Cette dernière ne peut valablement délibérer et statuer sur les modifications aux statuts que lorsque les modifications proposées ont été mentionnées de manière précise dans la convocation à ladite assemblée générale, et lorsque les actionnaires présents ou représentés représentent la moitié au moins du nombre total des actions émises.
• SA (art. 7:153 CSA) : La modification des statuts de la société relève de la compétence de l’assemblée générale. Cette dernière ne peut valablement délibérer et statuer sur les modifications aux statuts que lorsque les modifications proposées ont été mentionnées de manière précise dans la convocation à ladite assemblée générale, et lorsque les actionnaires présents ou représentés représentent la moitié au moins du nombre total du capital.

Une modification n’est approuvée que si elle réunit les trois quarts des voix exprimées, sans qu’il ne soit tenu compte des abstentions.

Si ces conditions ne sont pas respectées, il convient de convoquer une seconde assemblée générale (avec une nouvelle convocation donc). Cette nouvelle assemblée générale délibère et statue valablement quel que soit le nombre d’actions représentées (SRL ou SC) ou la proportion du capital représenté (SA) par les actionnaires présents ou représentés.

Types particuliers de changements

Modification de l’objet de la société

Si la modification des statuts constitue une modification de l’objet de la société, à savoir des buts, valeurs, finalités, actes et opérations envisagés par la société, alors les conditions pour ce faire sont plus strictes et dépendent de la forme de la personne morale :

• Société simple : cette forme de personnalité morale peut être constituée par un acte sous signature privée (société purement interne) ou par un acte authentique devant notaire. Si vous avez opté pour le passage devant un notaire, il vous sera nécessaire de modifier l’objet de la société également par acte authentique.
• SRL (Art. 5:101 CSA) et SC (art. 6:86) : l’organe d’administration doit établir un rapport dans lequel il justifie en détail la modification proposée. Une copie de ce rapport doit être mis à la disposition des actionnaires ou autres détenteurs de titres. L’absence de ce rapport entraîne la nullité de la décision de l’assemblée générale. L’assemblée générale ne peut valablement délibérer et statuer sur une modification de l’objet et des buts que lorsque les actionnaires présents ou représentés représentent la moitié au moins du nombre total d’actions émises.

Une modification n’est admise que lorsqu’elle réunit au moins les quatre cinquièmes des voix exprimées, sans qu’il soit tenu compte des abstentions.

Si la condition de présence n’est pas respectée, une seconde convocation sera nécessaire et la nouvelle assemblée délibérera et statuera valablement, quel que soit le nombre d’actions représentées par les actionnaires présents ou représentés.

• SA (art. 7:154 CSA) : l’organe d’administration doit établir un rapport circonstancié, mentionné dans l’ordre du jour. Une copie de ce rapport doit être mis à disposition des actionnaires ou autres détenteurs de titres. L’absence de ce rapport entraîne la nullité de la décision de l’assemblée générale. L’assemblée générale ne peut valablement délibérer et statuer sur la modification de l’objet et des buts que si ceux qui assistent à la réunion représentent non seulement la moitié du capital, mais également, s’il en existe, la moitié du nombre total des parts bénéficiaires.

Si la condition de présence n’est pas remplie, une seconde convocation sera nécessaire et la nouvelle assemblée délibère et statue valablement dès que le capital y est représenté.

Une modification n’est admise que lorsqu’elle réunit les quatre cinquièmes au moins des voix exprimées, sans qu’il soit tenu compte des abstentions.

Remarque : Nonobstant toute disposition statutaire contraire, les parts bénéficiaires donnent droit à une voix par titre. Ces titres ne peuvent se voir attribuer dans l’ensemble un nombre de voix supérieur à la moitié de celui attribué à l’ensemble des actions, ni être comptés dans le vote pour un nombre de voix supérieur aux deux tiers du nombre des voix émises par les actions. Si les votes soumis à la limitation sont émis en sens différents, la réduction s’opère proportionnellement; il n’est pas tenu compte des fractions de voix.

Modification des droits attachés aux classes d’actions

Certaines règles spécifiques s’appliquent également si vous souhaitez modifier les droits attachés aux classes d’actions que ce soit par la création de ces classes d’actions ou par l’émission ou la suppression de classes puisqu’une modification des statuts pour y apporter ces modifications est alors obligatoire.

Deux rapports doivent être établis :

• Le premier par l’organe d’administration qui doit justifier les modifications proposées et leurs conséquences sur les droits des classes existantes.
• Le second par un expert financier (commissaire si la société en a un, un réviseur d’entreprises ou un expert-comptable externe désigné par l’organe d’administration) dans lequel celui-ci évalue si ces données financières et comptables figurant dans le rapport de l’organe d’administration sont fidèles et suffisantes dans tous leurs aspects significatifs pour éclairer l’assemblée générale appelée à voter sur cette proposition.

Les deux rapports sont annoncés dans l’ordre du jour et mis à la disposition des détenteurs de titres de la société. En l’absence de ces rapports, la décision de l’assemblée générale est nulle. Ces rapports sont déposés auprès du greffe du tribunal de l’entreprise compétent et publiés aux Annexes du Moniteur belge.

De plus, toute modification des droits attachés à une ou plusieurs classes nécessite que la décision soit prise dans chaque classe dans le respect des conditions de quorum et de majorité requises pour la modification des statuts.

Changement de siège de la personne morale

Depuis l’adoption du nouveau Code, l’adresse exacte de la société ne doit plus figurer dans les statuts (mais doit toujours être renseignée auprès de la BCE) mais seulement dans l’acte constitutif.

Dorénavant, seule la région doit être précisée.

Partant, si les statuts de la société ont été adaptés au CSA et ne précisent plus que la région de siège de la société, alors le siège pourra être transféré par une décision de l’organe d’administration :

• dans la mesure où les statuts ne prévoient pas autrement ;
• dans la mesure où la délocalisation n’implique pas un changement de régime linguistique.

La modification de vos statuts chez le notaire ne sera nécessaire que si vous souhaitez transférer le siège de la société dans une autre région linguistique.

Si l’adresse est néanmoins indiquée dans les statuts, les règles de modification des statuts doivent être respectées.