Questions fréquentes

Il n’y a pas de délai minimum ou maximum pour le déroulement de la procédure de constitution, de modification ou de dissolution. Il convient toutefois de prendre en compte le temps dont le notaire a besoin pour préparer l’acte.

Manage My Business est la plateforme belge pour la constitution, la modification et la dissolution en ligne de sociétés, d’associations et de fondations en Belgique. Cette plateforme est composée :

• d’un site web ;
• d’une application à destination des entrepreneurs/citoyens ;
• d’une application à destination des notaires.

Le site web est une source d’informations (juridiques) pour les entrepreneurs et les professionnels dans le domaine des entreprises. Il explique de manière claire et complète les différentes formes d’entreprise, les étapes pour constituer une entreprise, les différentes modifications possibles… et permet à l’entrepreneur d’accéder à l’application citoyen afin d’y introduire une demande de constitution, de modification ou de dissolution.

L’application citoyen permet à l’entrepreneur de constituer, de modifier ou de dissoudre une entreprise à distance, avec l’assistance et l’expertise d’un notaire.

Manage My Business a à l’origine été développé pour être en conformité avec la directive européenne 2019/1151, qui stipule qu’il doit être possible, pour les citoyens de l’UE, de créer une entreprise dans l’un des États membres, à partir de n’importe quel État membre de l’UE, sans avoir à se présenter physiquement devant une autorité. Manage My Business s’appelait alors Startmybusiness et ne permettait que la création en ligne de société.

En  juin 2023, Startmybusiness a évolué et est devenu Manage My Business. Manage My Business permet depuis lors aux entrepreneurs de modifier également en ligne les statuts de leurs sociétés ou d’arrêter celles-ci. Suite à l’entrée en vigueur de l’arrêté royal autorisant la signature électronique de tous les actes de sociétés, il était important que Manage My Business offre aussi la possibilité aux entrepreneurs de passer à distance (via vidéoconférence) leurs actes de modification ou de dissolution.

La plateforme Manage My Business est composée d’un site web ainsi que d’une application à destination des entrepreneurs/citoyens et d’une application à destination des notaires.

Le site web est public et donc accessible à tout le monde; aux citoyens, aux entrepreneurs et aux professionnels dans le domaine des entreprises.

L’ application citoyen peut être utilisée par tout entrepreneur/citoyen d’un État membre de l’UE, qui dispose d’un moyen d’identification électronique valable.

Cette application peut également être utilisée par tout expert-comptable, réviseur d’entreprise… mandaté par l’entrepreneur pour introduire sa demande de constitution, de modification ou de dissolution.

Constitution :

Manage My Business offre 2 modes pour constituer une entreprise : le mode détaillé et le mode simplifié.

• Le mode détaillé permet de constituer (uniquement) des sociétés ayant comme forme juridique SRL, SC ou SA de droit belge.
  
• Le mode simplifié permet de constituer des sociétés, quelle que soit leur forme juridique, des associations et des fondations.

Modification :

• Manage My Business permet de modifier (les statuts) aussi bien des sociétés, des associations que des fondations.

Dissolution :

• Manage My Business permet de dissoudre (sur base volontaire) des sociétés et des associations.
  
• Il n’est pas possible de dissoudre des fondations au moyen de Manage My Business.

Pour vous connecter à l’application citoyen de la plateforme Manage My Business, vous pouvez (par exemple) cliquer sur le bouton S’identifier dans le menu en haut de l’écran. Vous arrivez alors sur une page pour vous identifier.

Actuellement, vous pouvez vous identifier au moyen de la carte d’identité électronique belge (eID) ou via itsme®.

1. Vous vous inscrivez sur l’application. 
   Vous vous connectez avec un moyen d’identification électronique fort, conformément au règlement eIDAS ;
2. Vous créez votre demande de constitution, de modification ou de dissolution.
   Vous encodez certaines données  (numéro d’entreprise (pour une modification ou pour une dissolution), (nouvelle) forme juridique, (nouvelle) dénomination, etc.) et chargez certains documents (plan financier et attestation bancaire (pour une constitution), preuve d’identité, etc. pour préparer l’établissement de votre acte ;
3. Vous choisissez un notaire ;
4. Vous collaborez avec le notaire au projet d’acte ;
5. Vous prenez rendez-vous avec votre notaire pour la signature de l’acte.
   La réception de l’acte (lecture et signature de l’acte) se fait via vidéoconférence. 
   L’hyperlien de la vidéoconférence est envoyé par e-mail à chaque signataire quelques heures ou quelques jours avant la réception de l’acte ;
6. Vous participez à la vidéoconférence et signez l’acte électroniquement.
   Le notaire vérifie tout d’abord l’identité de chaque signataire. Il procède ensuite à la lecture de l’acte et effectue les éventuelles dernières corrections. Après lecture et accord sur le texte définitif de l’acte, le processus de signature est lancé par le notaire. L’acte est envoyé sur la plateforme de signature et chaque signataire reçoit à tour de rôle un e-mail avec un hyperlien pour se rendre sur la plateforme de signature et signer l’acte électroniquement. Une fois que tous les signataires ont signé l’acte, le notaire signe à son tour l’acte authentique électroniquement. 

La constitution, la modification et la dissolution d’une société ayant comme forme juridique SRL, SC ou SA ne peut se faire en Belgique que par le biais d’un acte authentique.

La constitution, la modification et la dissolution d’une société ayant une autre forme juridique que celles précitées peut se faire via un acte authentique ou via un acte sous signature privée.

La constitution, la modification et la dissolution d’une association ou d’une fondation peut se faire via un acte authentique ou via un acte sous signature privée.

Vous devez choisir un notaire en cas d’acte authentique. Dans le cas d’un acte sous signature privée, vous pouvez passer par un notaire mais cela n’est pas obligatoire.

Le choix du notaire est entièrement libre. Tous les notaires du territoire belge peuvent vous accompagner dans la procédure de constitution, de modification ou de dissolution de votre entreprise.

Le choix du notaire peut se faire à tout moment de la procédure, mais de manière à ce que le notaire ait suffisamment de temps pour préparer l’acte.

Actuellement il n’est pas possible de changer de notaire, une fois que celui-ci a été sélectionné dans l’application citoyen.

Si le notaire n’a pas encore accepté votre demande et que vous souhaitez changer de notaire, contactez le notaire en lui demandant de refuser votre demande. Vous pourrez alors sélectionner un autre notaire.

Si vous souhaitez changer de notaire en cours de procédure, vous devez indiquer au notaire que vous aviez sélectionné que vous ne souhaitez pas poursuivre votre demande de constitution, de modification ou de dissolution avec lui.

Après accord sur l’arrêt de cette demande, vous pouvez la marquer comme fermée afin qu’elle n’apparaisse plus dans vos demandes.

Il vous faudra ensuite créer une nouvelle demande, réencoder les données précédemment saisies et recharger les documents et enfin sélectionner le nouveau notaire. 

L’eIDAS (Electronic Identification Authentification and trust Services) est un règlement européen « sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur ». Son objectif est de renforcer la confiance dans les transactions électroniques au sein du marché intérieur en fournissant une base commune pour des interactions électroniques sécurisées entre les citoyens, les entreprises et les autorités publiques, et d’accroître ainsi l’efficacité des services en ligne publics et privés, des affaires électroniques et du commerce électronique dans l’Union. Ce qui doit faciliter le business transfrontalier et réduire les charges administratives.

1. Après lecture et accord sur le texte définitif de l’acte, le processus de signature est lancé par le notaire. L’acte est envoyé vers la plateforme de signature.
   
   Une fois que le notaire a lu l’acte, qu’il y a apporté les dernières modifications et que toutes les parties sont d’accord avec le texte de l’acte de constitution, le notaire entame la procédure de signature. La signature se fait dans une salle d’application séparée et sécurisée qui n’est communiquée qu’aux personnes qui doivent signer l’acte.
   
2. Une fois l’acte disponible sur la plateforme de signature, le premier signataire reçoit un e-mail avec un hyperlien pour se rendre sur la plateforme de signature et signer électroniquement l’acte.
   
3. Une fois que le premier signataire a signé l’acte, le deuxième signataire reçoit à son tour un email l’invitant à signer l’acte et ainsi de suite.
   
4. Une fois que tous les signataires ont signé l’acte, le notaire signe à son tour électroniquement l’acte authentique.

Avant de signer, la personne et son identifiant doivent être enregistrés sur une plateforme d’appui à la signature numérique. Cet enregistrement permet de limiter les actions pendant le processus de signature à la saisie d’un « code PIN ».

La réception de l’acte (lecture et signature de l’acte) se faisant via vidéoconférence, vous devez disposer d’un ordinateur (fixe ou portable) équipé d’une caméra, d’un micro et de haut-parleurs. Vous devez avoir une bonne connexion internet (via WIFI ou via câble réseau) pour que la vidéoconférence se déroule optimalement.

Chaque signataire doit avoir une adresse e-mail unique. Les signataires recevront par e-mail d’une part l’hyperlien pour rejoindre la vidéoconférence et d’autre part l’hyperlien pour accéder à l’acte et signer celui-ci sur la plateforme de signature.

Lors de la réception de l’acte, le notaire vérifie tout d’abord l’identité de chaque signataire.

Pour les belges, le contrôle d’identité se fait via la carte d’identité électronique (eID). Pour ce faire, vous devez avoir une carte d’identité valide, connaitre votre code PIN et disposer d’un lecteur de carte. Les logiciels eID et eID Viewer doivent en outre être installés sur l’ordinateur utilisé pour la vidéoconférence.

Il y a deux méthodes de signatures (qualifiés eIDAS) possibles pour les belges : eID ou itsme®.

Si vous souhaitez signer avec eID, vous devez :

• avoir une carte d’identité valide ;
• avoir un lecteur de carte ;
• connaitre votre code PIN.

Si vous souhaitez signer avec itsme®, vous devez :

• avoir un compte itsme® ;
• avoir votre smartphone et avoir installé l’app itsme® sur celui-ci ;
• connaitre votre code PIN itsme®.

Il y a une méthode de signature (qualifié eIDAS) possible pour les non-belges : Swisscom.

Si vous souhaitez signer avec Swisscom, vous devez :

• être inscrit chez Swisscom ;
• avoir votre smartphone (vous recevrez un code de vérification par sms) ;
• connaitre votre mot de passe Swisscom.

Le notaire vous fournira tous les documents requis pour que vous puissiez vous préparer à la réception de l’acte.

Vous ne vous souvenez plus de votre code PIN ?

Lorsque vous avez reçu votre carte d’identité électronique (eID), vous avez reçu un document contenant votre code PIN et votre code puk. Le code PIN vous permet de verrouiller l’accès aux données confidentielles de la carte.

Le code PIN est nécessaire si vous avez perdu ou oublié votre code PIN. Avec le pukcode, vous pouvez vous rendre dans les services municipaux pour obtenir un nouveau code PIN.

On vous a probablement demandé de modifier votre code PIN. Ce n’est pas grave si vous ne vous en souvenez pas. Vous pouvez toujours demander un nouveau code à votre commune. Pour plus d’informations, vous pouvez consulter le site web du SPF Affaires intérieures.

Oui, vous pouvez signer l’acte électroniquement avec la méthode de signature (qualifié eIDAS) itsme®.

Itsme® ne permet toutefois pas au notaire d’identifier le signataire. Le contrôle d’identité (pour les belges) se fera via la carte d’identité électronique (eID).

Le notaire vous fournira tous les documents requis pour que vous puissiez vous préparer à la signature de l’acte.

Oui, il est possible pour les non-belges de signer l’acte électroniquement.

La méthode de signature (qualifiée eIDAS) qui sera alors utilisée est Swisscom.

Pour pouvoir utiliser cette méthode de signature, vous devez être inscrit chez Swisscom.

Le notaire vous fournira tous les documents requis pour que vous puissiez vous préparer à la signature de l’acte.

eStox est un registre électronique sécurisé de titres qui a été développé par l’Institut des Experts-comptables et des Conseils fiscaux (IEC) et la Fédération du Notariat (Fednot).

Autrefois, les registres des parts n’existaient que sous forme de papier. Par conséquent, ces registres n’étaient pas toujours à jour ou se perdaient. D’où la nécessité d’un registre des parts sous forme numérique pour éviter toutes discussions : eStox.

Depuis mai 2019, chaque notaire et comptable a accès à eStox. Les notaires, les experts-comptables et les conseillers fiscaux sont responsables de l’enregistrement correct des données. Lors de la constitution de votre société, d’une modification des statuts ou d’une cession de parts, il convient d’enregistrer ces données concernant les détenteurs de titres.

Autre avantage ? eStox peut convoquer une assemblée générale par e-mail, à condition de disposer des adresses e-mail des actionnaires. En l’occurrence, la simplification administrative est considérable grâce à eStox. Pour que la convocation soit valable, il faut toutefois que les statuts de la société prévoient que l’organe d’administration peut convoquer l’assemblée générale par courrier électronique.

En outre, il y a un lien direct entre eStox et le registre UBO. Les données des actionnaires qui détiennent plus de 25% des parts peuvent ainsi être automatiquement transférées au SPF Finances.

D’autres questions à ce sujet ? Discutez-en avec votre notaire ou votre expert-comptable.

Les statuts constituent la base de l’acte constitutif de votre société. Il s’agit en quelque sorte de la « Constitution » de votre entreprise. Ce document définit les droits et les obligations des différentes parties. Lorsque l’entrepreneur crée une SA, une SRL ou une SC, le notaire établit l’acte constitutif (et les statuts). Cette démarche n’est pas requise dans le cas d’une société simple, d’une SNC et d’un SComm, sauf en cas d’apport de biens immobiliers.

Les statuts définissent divers éléments tels que la dénomination de votre entreprise, le siège social, l’objet social, le capital initial, etc.  

Sur cette plate-forme, vous trouverez de plus amples informations sur le contenu des statuts.

En tant que fondateur, vous devez fournir un plan financier au notaire lors de la constitution d’une société (à l’exception de la société simple, de la SComm, de la SNC et du GEIE). Un plan financier contient des données financières importantes sur votre entreprise. Pour faire établir un plan financier, il convient de contacter un professionnel des chiffres.

Le plan financier constitue un document extrêmement important. Il s’agit de la pierre de touche permettant d’évaluer votre responsabilité en tant que fondateur. S’il apparaît qu’au moment de la constitution, le capital initial de votre entreprise était manifestement insuffisant pour permettre l’exercice normal de l’activité envisagée sur une période d’au moins deux ans, vous êtes alors, en tant que fondateur, solidairement responsable des engagements de la société si celle-ci est déclarée en faillite dans les trois ans qui suivent l’acquisition de la personnalité juridique.

Consultez les informations sur cette plate-forme pour voir ce qui est requis pour la forme d’entreprise que vous avez choisie.

Aujourd’hui – contrairement au passé – un capital de départ minimum légal n’est plus nécessaire pour créer une SRL. Toutefois, cela ne signifie pas qu’il ne faut pas prévoir de ressources propres. La loi exige que votre entreprise dispose de fonds propres suffisants au départ pour exercer ses activités. Un ‘capital de départ suffisant’ basé sur un plan financier détaillé est crucial.

Par ailleurs, les fondateurs devront toujours apporter « quelque chose » dans l’entreprise pour obtenir des actions ou parts. Un apport peut se faire en espèces et/ou en nature, mais également sous forme de savoir-faire et de main d’œuvre.

Attention : pour les autres formes de société, notamment la SA, le capital de départ minimum est de 61 500 EUR. Consultez cette plate-forme pour de plus amples informations.

L’entreprise individuelle représente la forme la plus simple pour exercer une activité indépendante. Les restrictions et les formalités administratives et comptables sont peu nombreuses. Votre « entreprise » n’est pas une entité juridique distincte dotée d’une personnalité juridique propre. Tous les actes, droits et obligations de l’entreprise sont accomplis par vous personnellement. Toutefois, l’inconvénient est que votre patrimoine et celui de votre entreprise ne font qu’un. Vous êtes donc toujours personnellement responsable des dettes de l’entreprise.

Une société requiert davantage de formalités, mais elle présente plusieurs avantages :

• il s’agit de la forme d’entreprise par excellence pour les personnes qui souhaitent inscrire leur coopération dans un cadre juridique ;
• en fonction du type de société choisi, votre responsabilité est limitée ;
• il vous est possible de mieux organiser la continuité de votre entreprise ;
• sur le plan fiscal, il peut s’avérer plus intéressant de travailler avec une société.

Vous avez des doutes ? N’hésitez pas à contacter un notaire pour de plus amples informations.

Se lancer en tant que chef d’entreprise impacte votre vie personnelle, mais peut-être également votre mariage. Le notaire, qui est un expert en la matière, attirera votre attention là-dessus. Si vous exercez votre activité sous la forme d’une société, les biens professionnels acquis par la société demeurent alors sa propriété, attendu que la société et la personne physique sont juridiquement distinctes. Vos biens personnels sont donc protégés, pour autant que votre responsabilité ne soit pas engagée en tant qu’administrateur. En revanche, si vous exercez votre activité en tant que personne physique, vos biens personnels (et ceux de votre famille) peuvent être saisis si vous ne prenez pas les précautions nécessaires. Le notaire vous conseillera, par exemple, de faire une déclaration d’insaisissabilité du logement familial, ou si vous n’êtes pas encore marié, de faire établir un contrat de mariage avec séparation de bien le moment venu. 

En premier lieu, le notaire joue un rôle informatif. Il vous informe sur les différentes formes de sociétés, vous conseille sur une certaine orientation en fonction de votre situation personnelle et met en lumière tout problème majeur en posant les bonnes questions avant la constitution.

Son vaste champ de connaissances lui permet, par exemple, de tenir compte à la fois, lors de la constitution de la société, de l’impact éventuel de celle-ci sur votre régime matrimonial, de la succession future de votre entreprise, etc.

Il rédige ensuite l’acte constitutif, avec des statuts adaptés à vos souhaits et à vos besoins. Cet acte authentique est notamment obligatoire dans le cas des SRL (sociétés à responsabilité limitée), les SA (sociétés anonymes) et SC (sociétés coopératives).

À cet égard, il vérifiera notamment si la dénomination que vous souhaitez choisir est encore disponible, ou si la description de votre objet social est suffisamment précise et quelles règles spécifiques vous souhaitez prévoir pour la cession des actions ou parts, l’exercice du droit de vote ou la distribution des bénéfices.

Il veillera également à ce que toutes les obligations légales (plan financier, attestation bancaire, rapports) soient remplies et déposera personnellement l’acte pour vous auprès du greffe, le fera publier au Moniteur belge et l’enregistrera auprès de la BCE, de sorte que vous obteniez rapidement votre numéro d’entreprise et puissiez commencer à exercer votre activité en toute sérénité.

Les principales tâche d’un notaire sont les suivantes :

1. Les actes notariés : il rédige et ratifie les conventions et leur confère force probante et force exécutoire. Pour ce faire, il écoute les parties, les informe et les conseille, analyse les dossiers, estime les coûts et recueille les données administratives requises. Il établit ensuite les actes et les signe, engageant ainsi sa responsabilité. Il s’occupe également des formalités postérieures à l’acte (enregistrement, inscription au registre central des testaments ou des contrats de mariage, etc.). 
2. Les conventions sous seing privé : le notaire peut rédiger un document à la demande des parties : celui-ci n’offre pas les mêmes garanties qu’un acte notarié, n’est pas soumis aux mêmes formalités et entraîne également d’autres frais.
3. Les liquidations des successions : le notaire conserve les testaments que ses clients lui confient. Il contacte les héritiers au moment du décès, fournit les informations requises concernant l’acceptation ou la répudiation de la succession, s’assure que les héritiers peuvent entrer en possession des biens, procède au partage de la succession et rédige la déclaration.
4. Le conseil
5. Les négociations immobilières et les expertises immobilières : par exemple lors de la vente d’un bien immeuble ou dans le cadre d’une déclaration de succession.
6. La légalisation des signatures : il s’agit d’une compétence exclusive du notaire. Le notaire légalise les signatures sur les documents qui sont signés en sa présence.
7. La gestion de patrimoine : par exemple en cas de location et de bail.
8. La médiation et la prévention des conflits : principalement dans le cadre d’affaires familiales.

Le notaire est un conseiller juridique qui jouit d’une formation spécialisée et qui dispose d’une expertise approfondie qui lui permettent d’intervenir dans différents domaines juridiques. Il a des connaissances en droit fiscal, en droit de la famille, en droit successoral, en droit patrimonial, en droit des sociétés, en droit administratif, etc.

Grâce à ses connaissances très précises mais vastes, le notaire maîtrise les différentes questions qui se posent souvent dans un même dossier. Cela lui permet de conseiller les citoyens sur leurs droits et obligations ainsi que sur les conséquences juridiques, financières et fiscales de ceux-ci.

Il est garant de la sécurité juridique de chaque document ou transaction.

En tant qu’agent public, il a un devoir d’impartialité et est tenu au secret professionnel. Cela fait de lui une personne de confiance neutre et indépendante.

Oui, pour autant qu’il ait reçu toutes les informations requises, le notaire sera en mesure de vous communiquer le coût des actes les plus courants. En ce qui concerne les actes plus complexes, vous pouvez toujours lui demander une estimation des coûts. De cette façon, il n’y aura pas de surprises.  

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