Statutenwijziging (inclusief de aanpassing aan het WVV)

De statuten vormen de basis voor de oprichtingsakte van een vennootschap, m.a.w. voor het document dat wordt opgesteld bij de oprichting van de vennootschap.  Ze bevatten om zo te zeggen de basisregels van een vennootschap.

De statuten zijn niet onveranderlijk en kunnen worden gewijzigd. Een vennootschap evolueert immers in de loop der jaren. Indien wijzigingen voorzien zijn, moet je de statuten misschien aanpassen. Dat kan zijn omdat je nieuwe activiteiten wil ontwikkelen, het kapitaal of de inbrengen van je vennootschap wil verhogen of de firmanaam wil veranderen.  Om de statuten van een BV, een NV of een CV te wijzigen, moet je een beroep doen op een notaris.  Die laatste stelt eerst een notariële akte op en laat die publiceren.

Bovendien is het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (“WVV”) in werking getreden op 1 mei 2019. Voor vennootschappen die na deze datum werden opgericht, gelden de regels bepaald in dit Wetboek en voldoen de statuten (in principe) al aan de nieuwe regels die van kracht zijn.

Vennootschappen die reeds bestonden voor dit Wetboek van kracht werd, beschikken over een bepaalde termijn om hun statuten aan te passen en ze in overeenstemming te brengen met dit Wetboek. Zo heeft de wetgever een overgangsregime in drie stappen geïmplementeerd:

1. 1 januari 2020: de dwingende bepalingen van het WVV werden automatisch van toepassing op alle bestaande vennootschappen (ongeacht of hun statuten reeds werden gewijzigd of niet).
2. De eerste statutenwijziging: bij de eerste statutenwijziging is de rechtspersoon verplicht de volledige statuten in overeenstemming te brengen met het WVV.
3. 1 januari 2024: alle rechtspersonen moeten hun statuten uiterlijk tegen 1 januari 2024 gewijzigd hebben. Indien dit niet gebeurd is, kunnen de bestuurders aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade die voortvloeit uit statuten die niet conform zijn met het nieuwe Wetboek. 

Procedure

Om de statuten te wijzigen en ze aan te passen aan het nieuwe Wetboek, moeten de specifieke regels hiervoor worden nageleefd. Deze regels verschillen afhankelijk van de vorm van de rechtspersoon.

Voor de vennootschappen:

• Maatschap (MS), VOF en CommV: deze vorm van rechtspersoonlijkheid kan worden opgericht door middel van een onderhandse akte (volledig Belgische vennootschap) of door middel van een authentieke akte verleden voor een notaris. Indien je hebt gekozen voor de procedure bij een notaris, moet de statutenwijziging van de vennootschap ook gebeuren door middel van een authentieke akte om ze in overeenstemming te brengen met het nieuwe Wetboek. 
• VOF (art. 5:100 WVV) en MS (art. 6:85 WVV): de algemene vergadering is bevoegd voor de statutenwijziging van de vennootschap. De algemene vergadering kan slechts geldig beraadslagen en beslissen over de statutenwijzigingen wanneer de voorgestelde wijzigingen nauwkeurig werden vermeld in de oproeping voor de vermelde algemene vergadering en wanneer de aanwezige of vertegenwoordigde aandeelhouders ten minste de helft van het aantal uitgegeven aandelen vertegenwoordigen.
• NV (art. 7:153 WVV): de algemene vergadering is bevoegd voor de statutenwijziging van de vennootschap. De algemene vergadering kan slechts geldig beraadslagen en beslissen over de statutenwijzigingen wanneer de voorgestelde wijzigingen nauwkeurig werden vermeld in de oproeping voor de vermelde algemene vergadering en wanneer de aanwezige of vertegenwoordigde aandeelhouders ten minste de helft van het totale kapitaal vertegenwoordigen.

Een wijziging wordt slechts goedgekeurd wanneer ze drie vierden van de uitgebrachte stemmen krijgt, zonder dat de onthoudingen hierbij worden meegerekend.

Indien deze voorwaarden niet voldaan zijn, moet een tweede algemene vergadering worden bijeengeroepen (dus met een nieuwe oproeping). Die nieuwe algemene vergadering beraadslaagt en beslist geldig ongeacht het aantal vertegenwoordigde aandelen (VOF of MS) of ongeacht het deel van het kapitaal (NV) dat wordt vertegenwoordigd door de aanwezige of vertegenwoordigde aandeelhouders.

Verschillende soorten wijzigingen

Wijziging van het voorwerp van de vennootschap

Indien de statutenwijziging een wijziging van het voorwerp inhoudt, met name een wijziging van de door de vennootschap beoogde doelen, waarden, doeleinden, handelingen en transacties, zijn de voorwaarden hiervoor strenger en zijn ze afhankelijk van de rechtsvorm: 

• Maatschap: deze vorm van rechtspersoonlijkheid kan worden opgericht door middel van een onderhandse akte (volledig Belgische vennootschap) of van een authentieke akte verleden door een notaris. Indien je hebt gekozen voor de procedure bij een notaris, moet de wijziging van het voorwerp van de vennootschap ook gebeuren door middel van een authentieke akte.
• VOF (Art. 5:101 WVV) en MS (art. 6:86): indien de vennootschap een wijziging wil doorvoeren aan het voorwerp of de doelen van de vennootschap zoals deze in de statuten beschreven zijn, moet het bestuursorgaan een verslag opstellen waarin het de voorgestelde wijziging in detail rechtvaardigt. Een kopie van dit verslag moet ter beschikking worden gesteld van de aandeelhouders of van andere houders van effecten.  Het ontbreken van dit verslag leidt tot de nietigheid van de beslissing van de algemene vergadering. De algemene vergadering kan slechts geldig beraadslagen en beslissen over een wijziging van het voorwerp en de doelen wanneer de aanwezige of vertegenwoordigde aandeelhouders ten minste de helft van het totale aantal uitgegeven aandelen vertegenwoordigen. 

Een wijziging wordt slechts toegestaan wanneer ze ten minste vier vijfden van de uitgebrachte stemmen krijgt, zonder dat de onthoudingen hierbij worden meegerekend.

Indien de aanwezigheidsvoorwaarde niet wordt nageleefd, is een tweede oproeping noodzakelijk en kan de nieuwe vergadering geldig beraadslagen en beslissen ongeacht het aantal aandelen dat vertegenwoordigd wordt door de aanwezige of vertegenwoordigde aandeelhouders.

• NV (art. 7:154 WVV): indien de vennootschap een wijziging wil doorvoeren aan het voorwerp of de doelen van de vennootschap zoals die beschreven zijn in de statuten, moet het bestuursorgaan een gedetailleerd verslag opstellen, dat op de agenda wordt geplaatst. Een kopie van dit verslag moet ter beschikking worden gesteld van de aandeelhouders of van de andere houders van effecten.  Het ontbreken van dit verslag leidt tot de nietigheid van de beslissing van de algemene vergadering. De algemene vergadering kan slechts geldig beraadslagen en beslissen over een wijziging van het voorwerp en de doelen wanneer de deelnemers aan de vergadering niet alleen de helft van het kapitaal vertegenwoordigen, maar ook, indien deze bestaan, de helft van het totale aantal winstbewijzen.

Indien de aanwezigheidsvoorwaarde niet vervuld is, is een tweede oproeping noodzakelijk en kan de nieuwe vergadering geldig beraadslagen en beslissen indien het kapitaal er vertegenwoordigd is.

Een wijziging wordt slechts toegestaan wanneer ze ten minste vier vijfden van de uitgebrachte stemmen krijgt, zonder dat de onthoudingen hierbij worden meegerekend.

Opmerking: niettegenstaande elke tegenstrijdige statutaire bepaling, geven de winstbewijzen recht op één stem per effect. In totaal kunnen die effecten maximaal het aantal stemmen krijgen dat gelijk is aan de helft van de stemmen toegekend aan alle aandelen; ze mogen bij de stemming ook slechts worden meegerekend voor maximaal twee derden van het aantal stemmen uitgebracht door de aandelen. Indien de aan de beperking onderworpen stemmen op verschillende manieren worden uitgebracht, gebeurt de beperking evenredig; deelstemmen worden niet in aanmerking genomen.

Wijziging van de rechten verbonden aan de aandelenklassen

Er gelden ook bepaalde specifieke regels voor wijzigingen aan de rechten verbonden aan de aandelenklassen, ongeacht of dit gebeurt door de creatie van aandelenklassen of door de uitgifte of de schrapping van klassen, omdat een statutenwijziging voor het aanbrengen van deze wijzigingen dan verplicht is.

Er moeten twee verslagen worden opgesteld:

• het eerste door het bestuursorgaan, dat de voorgestelde wijzigingen en hun gevolgen voor de rechten van de bestaande klassen moet rechtvaardigen.
• het tweede door een financieel deskundige (commissaris indien de vennootschap hierover beschikt, een bedrijfsrevisor of een accountant aangesteld door het bestuursorgaan) waarin die evalueert of de belangrijke aspecten van de financiële en boekhoudkundige gegevens die vermeld zijn in het verslag van het bestuursorgaan waarheidsgetrouw zijn en volstaan om de algemene vergadering die wordt opgeroepen om te stemmen over dit voorstel te informeren.

De twee verslagen worden op de agenda geplaatst en ter beschikking gesteld van de houders van effecten van de vennootschap. Het ontbreken van deze verslagen leidt tot de nietigheid van de beslissing van de algemene vergadering. Deze verslagen worden neergelegd op de griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank en worden gepubliceerd in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.

Bovendien moet voor elke wijziging aan de rechten verbonden aan één of meerdere klassen, de beslissing voor elke klasse worden genomen conform de voorwaarden voor aanwezigheden en meerderheden vereist voor de statutenwijziging.

Wijziging van de zetel van de rechtspersoon

Sinds de goedkeuring van het nieuwe Wetboek moet het exacte adres van de vennootschap niet meer worden vermeld in de statuten (maar wel nog altijd worden meegedeeld aan de KBO), maar alleen in de oprichtingsakte. 

Voortaan moet alleen het gewest worden vermeld.

Indien de statuten van de vennootschap werden aangepast aan het WVV en alleen het gewest van de zetel van de vennootschap vermelden, kan de zetel derhalve worden overgeplaatst bij beslissing van het bestuursorgaan:

• in zoverre niet anders bepaald is in de statuten;
• in zoverre de overplaatsing niet gepaard gaat met een wijziging van het taalstelsel.

De wijziging van de statuten bij de notaris is alleen noodzakelijk wanneer je de zetel van de vennootschap wil verplaatsen naar een ander taalgebied.

Indien het adres echter wel vermeld is in de statuten, moeten de regels voor de statutenwijziging worden nageleefd.