Veelgestelde vragen

Manage My Business is het Belgische platform voor de oprichting, de wijziging en de ontbinding van vennootschappen, verenigingen en stichtingen in België. Dit platform bestaat uit:

• een website;
• een applicatie voor ondernemers/burgers;
• een applicatie voor notarissen.

De website is een (juridische) informatiebron voor ondernemers en professionals op ondernemersvlak. De site legt op een heldere en volledige manier de verschillende vennootschapsvormen uit, de stappen om een vennootschap op te richten, de verschillende wijzigingsmogelijkheden… en laat de ondernemer toe om via de burgerapplicatie een aanvraag tot oprichting, wijziging en ontbinding in te dienen.

Dankzij de burgerapplicatie kan de ondernemer, met de hulp en expertise van een notaris, een onderneming vanop afstand oprichten, wijzigen of ontbinden.

Manage My Business werd oorspronkelijk ontwikkeld onder de benaming ‘StartMyBusiness’ om tegemoet te komen aan een Europese Richtlijn, die bepaalt dat het voor de Europese burgers mogelijk moet zijn om vanuit elke lidstaat een onderneming op te richten in gelijk welke lidstaat, zonder dat de ondernemer zich fysiek moet verplaatsen naar een instantie.

In juni 2023 werd het platform omgevormd en uitgebreid tot Manage My Business. Het platform maakt het voor ondernemers sindsdien mogelijk om – naast de oprichting – ook de statuten van hun vennootschappen online te wijzigen of om de vennootschappen stop te zetten. Na de inwerkingtreding van het Koninklijk Besluit dat de elektronische ondertekening van alle vennootschapsakten toelaat, was het belangrijk dat Manage My Business ondernemers ook de mogelijkheid bood om hun akten van wijziging of ontbinding op afstand (via videoconferentie) te ondertekenen.

Het platform Manage My business bestaat uit een website en een applicatie voor ondernemers/burgers enerzijds en een applicatie voor notarissen anderzijds.

De website is openbaar en is dus voor iedereen toegankelijk; voor burgers, voor ondernemers en voor professionals op het gebied van ondernemingen.

De applicatie voor de burgers kan door elke ondernemer/burger van een lidstaat van de EU die over een geldig elektronisch identificatiemiddel beschikt, gebruikt worden.

De applicatie kan ook gebruikt worden door accountants, revisoren… die door de ondernemer gemandateerd zijn om een aanvraag tot oprichting, wijziging of ontbinding in te dienen.

Oprichting:

Manage My Business biedt twee manieren aan om een onderneming op te richten: volgens een gedetailleerde of een vereenvoudigde wijze.

• Op gedetailleerde wijze kunnen enkel de BV, NV en CV opgericht worden als rechtsvorm onder Belgisch recht.
  
• Op vereenvoudigde wijze kunnen alle vennootschappen in gelijk welke rechtsvorm opgericht worden, net als verenigingen en stichtingen.

Wijziging :

• Manage My Business laat toe om de statuten te wijzigen van vennootschappen, verenigingen en stichtingen.

Ontbinding:

• Manage My Business laat toe om (op vrijwillige basis) vennootschappen en verenigingen te ontbinden.
  
• Het is niet mogelijk om stichtingen met Manage My Business te ontbinden.

Om een verbinding tot stand te brengen met de applicatie van burgerplatform Manage My Business kan je (bijvoorbeeld) klikken op de knop ‘identificeer je’ in het menu bovenaan het scherm.  Je komt vervolgens op een identificatiepagina.

Op dit ogenblik kan je je identificeren met de elektronische identiteitskaart (eID) of via itsme®.

1. Je maakt een verbinding met de applicatie met een elektronisch identificatiemiddel, conform aan het eIDAS-reglement;
2. Je dient een nieuwe aanvraag voor de oprichting, wijziging of ontbinding in.
   Je voert bepaalde gegevens in (ondernemingsnummer (voor een wijziging of een ontbinding), de (nieuwe) rechtsvorm, de (nieuwe) naam, enz.)… Je uploadt ook bepaalde documenten (het financieel plan en het bankattest (voor een oprichting), identiteitsbewijs, enz.) om de akte op te stellen;
3. Je duidt een notaris aan;
4. Je werkt samen met de notaris aan de ontwerpakte;
5. Je maakt een afspraak met je notaris voor de ondertekening van de akte.
   Het verlijden van de akte (lezen en ondertekenen van de akte) gebeurt via videoconferentie. De hyperlink van de videoconferentie wordt enkele uren of enkele dagen voor het verlijden van de akte per e-mail doorgestuurd naar elke ondertekenaar.
6. Je neemt deel aan de videoconferentie en ondertekent de akte op elektronische wijze.
   De notaris kijkt eerst de identiteit van elke ondertekenaar na. Daarna leest hij de akte voor en brengt eventueel nog de laatste correcties aan. Na de lezing en het akkoord op de definitieve tekst start de notaris met de ondertekenprocedure. De akte wordt naar het ondertekenplatform gestuurd en elke ondertekenaar ontvangt op zijn beurt een hyperlink om naar het platform te surfen en om de akte elektronisch te ondertekenen. Zodra alle ondertekenaars de akte hebben ondertekend, tekent de notaris op zijn beurt de akte elektronisch.

Er is geen minimum- of maximumduur voor de oprichtings-, wijzigings- of ontbindingsprocedure. Hou wel rekening met de tijd die de notaris nodig heeft om de akte voor te bereiden. 

De oprichting, de wijziging en de ontbinding van een BV, CV of NV als rechtsvorm kan in België enkel gebeuren via een authentieke akte.

De oprichting, de wijziging en de ontbinding van een vennootschap met een andere rechtsvorm dan de eerst genoemde, kan via een authentieke akte of via een onderhandse akte, naargelang de rechtsvorm van de vennootschap. 

De oprichting, de wijziging en de ontbinding van een vereniging of een stichting kan soms via een authentieke akte of via een onderhandse akte. De oprichting, de wijziging en de ontbinding van een stichting is complexer en kan een formelere aanpak vereisen (nl. Een beroep van een gerechtelijke uitspraak). We raden je aan om hiervoor contact op te nemen met een notaris.

Voor een authentieke akte moet je verplicht een beroep doen op een notaris. Bij een onderhandse akte kan je een beroep doen op een notaris, maar dat is niet verplicht.

Je bent volledig vrij bij de keuze van een notaris. Alle Belgische notarissen kunnen je begeleiden bij de oprichtings-, wijzigings- of ontbindingsprocedure van je onderneming.

Je kan op elk moment van de procedure een notaris kiezen, maar hou rekening met de tijd die de notaris nodig heeft om de akte voor te bereiden.

Momenteel is het niet mogelijk om van notaris te veranderen, nadat je een notaris geselecteerd hebt in de applicatie.

Heeft de notaris je aanvraag nog niet aanvaard en wil je van notaris veranderen? Neem dan contact op met de notaris om hem te vragen je aanvraag niet te aanvaarden. Op dat moment kan je een andere notaris selecteren.

Als je tijdens de aanvraagprocedure van notaris wilt veranderen, moet je de notaris die je hebt geselecteerd verwittigen dat je je aanvraag voor de oprichting, wijziging of ontbinding niet bij hem verderzet.

Nadat de aanvraag voor stopzetting is aanvaard, kan je aanduiden dat je de aanvraag afgesloten hebt, zodat ze niet bij je aanvragen tevoorschijn komt.

Daarna moet je een nieuwe aanvraag indienen, de gegevens opnieuw invoeren en de documenten opnieuw uploaden en een nieuwe notaris selecteren.

eIDAS (Electronic Identification Authentification and trust Services) is een Europees reglement over “de elektronische en de vertrouwelijke diensten voor de elektronische transacties binnen de binnenlandse markt”. Het doel is om het vertrouwen bij de elektronische transacties binnen de binnenlandse markt te versterken door een gemeenschappelijke basis voor de beveiligde elektronische interacties tussen burgers, ondernemingen en openbare overheden te leveren en op die manier de efficiëntie van de online openbare en privédiensten, van de elektronische zaken en van de elektronische handel binnen de Unie te verhogen. Dit moet de grensoverschrijdende handel vergemakkelijken en de administratieve lasten verminderen.

1. Na lezing en akkoord op de definitieve tekst start de ondertekenprocedure bij de notaris. De akte wordt naar het ondertekenplatform doorgestuurd.
   
   Nadat de akte is voorgelezen door de notaris en eventueel enkele laatste wijzigingen zijn gemaakt en alle partijen akkoord gaan met de tekst van de oprichtingsakte, start de notaris de ondertekenprocedure. Het ondertekenen gebeurt in een afzonderlijke beveiligde applicatieruimte die enkel gecommuniceerd wordt naar de personen die de akte moeten ondertekenen.
   
2. Zodra de akte beschikbaar is op het ondertekenplatform, ontvangt de eerste ondertekenaar een e-mail met de hyperlink waarmee hij naar het ondertekenplatform doorverwezen wordt en de akte elektronisch kan ondertekenen.
   
3. Zodra de eerste ondertekenaar de akte heeft ondertekend, ontvangt de tweede ondertekenaar op zijn beurt een e-mail die hem uitnodigt om de akte te ondertekenen, en zo gaat het verder naar de volgende.
   
4. Als alle ondertekenaars de akte hebben ondertekend, tekent de notaris op zijn beurt de authentieke akte elektronisch.

Voorafgaand aan de ondertekening moet de persoon en zijn identificatiemiddel ingeschreven zijn op een ondersteunend platform van de digitale handtekening. Deze registratie laat toe om tijdens het ondertekenen de acties te beperken tot het ingeven van een “PIN-code”.

Het verlijden van de akte (lezing en ondertekening van de akte) gebeurt via videoconferentie. Je hebt dus een computer nodig (vaste of laptop) met een camera, een microfoon en luidsprekers. Je moet een goede internetverbinding hebben (via WIFI of via de kabel) zodat de videoconferenties optimaal verlopen.

Elke ondertekenaar moet een uniek e-mailadres hebben. De ondertekenaars ontvangen per e-mail enerzijds een hyperlink om te kunnen deelnemen aan de videoconferentie en anderzijds een hyperlink om toegang te krijgen tot de akte en om de akte te ondertekenen op het ondertekenplatform.

Wanneer de akte verleden wordt, kijkt de notaris de identiteit van de ondertekenaar na.

Voor Belgen gebeurt de identiteitscontrole met de elektronische identiteitskaart (eID). Je hebt daarom een geldige identiteitskaart nodig, je moet je pincode kennen en beschikken over een kaartlezer. De eID-software en de eID Viewer moeten geïnstalleerd zijn op de computer die tijdens de videoconferentie wordt gebruikt.

Er zijn twee ondertekenmethodes (eIDAS-gekwalificeerd) mogelijk voor Belgen: eID ou itsme®.

Als je wil tekenen met eID, moet je:

• een geldige identiteitskaart hebben;
• een kaartlezer hebben;
• Je pincode kennen.

Als je met itsme® wil tekenen, moet je:

• een itsme®-account hebben;
• een smartphone hebben waarop de app van itsme® geïnstalleerd is;
• de pincode van itsme® kennen.

Er is een ondertekenmethode mogelijk voor niet-Belgen: Swisscom.

Als je wil tekenen met Swisscom, moet je: 

• ingeschreven zijn bij Swisscom ;
• een smartphone bezitten (je krijgt dan een verificatiecode per sms);
• je paswoord bij Swisscom kennen.

De notaris zal je alle vereiste documenten bezorgen zodat je je kan voorbereiden op het verlijden van de akte.

Ken je je pincode niet meer?

Toen je je elektronische identiteitskaart (eID) hebt gekregen, kreeg je hierbij een document met je pincode en je pukcode. Met de pincode kan je de toegangsgevens tot de vertrouwelijke gegevens op de kaart vergrendelen.

De pukcode is nodig wanneer je je pincode verloren bent of vergeten hebt. Met de pukcode kan je bij de gemeentelijke diensten langsgaan voor een nieuwe pincode.

​Waarschijnlijk kreeg je de vraag om je pincode te wijzigen. Het is niet erg als je die niet meer weet. Je kan altijd een nieuwe code bij je gemeente aanvragen. Voor meer informatie kan je op de website van de FOD Binnenlandse zaken terecht. ​

Ja, je kan de akte elektronisch ondertekenen met itsme® (eIDAS-gekwalificeerd).

Itsme® laat echter de notaris niet toe om de ondertekenaar de identificeren. De identiteitscontrole (voor Belgen) gebeurt via de elektronische identiteitskaart (eID).

De notaris zal je alle vereiste documenten bezorgen, zodat je je kan voorbereiden op de ondertekening van de akte.

Ja, niet-Belgen kunnen de akte elektronisch tekenen.

De ondertekenmethode (eIDAS-gekwalificeerd) is Swisscom.

Om die ondertekenmethode te kunnen gebruiken, moet je ingeschreven zijn bij Swisscom.

De notaris zal je alle vereiste documenten bezorgen, zodat je je kan voorbereiden op de ondertekening van de akte.

eStox is een beveiligd elektronisch effectenregister dat ontwikkeld is door het Instituut van de Accountants en de Belastingconsulenten (IAB) en de Federatie van het Notariaat (Fednot).

Vroeger bestonden aandelenregisters enkel in papieren vorm. Dat zorgde ervoor dat deze registers niet altijd up-to-date waren of verloren gingen. Vandaar dat er nood was aan een aandelenregister in digitale vorm om discussies te vermijden: eStox.

Sinds mei 2019 heeft iedere notaris en accountant toegang tot eStox. Notarissen, accountants en belastingconsulenten staan in voor een correcte registratie van de gegevens. Bij de oprichting van je vennootschap, een statutenwijziging of een overdracht van aandelen laat je deze gegevens over de effectenhouders registreren.

Ander voordeel? eStox kan een algemene vergadering bijeenroepen via e-mail, voor zover ze de e-mailadressen heeft van de aandeelhouders. Hier zorgt eStox voor een aanzienlijke administratieve vereenvoudiging. Voor een geldige bijeenroeping is wel vereist dat de statuten van de vennootschap voorzien dat het bestuursorgaan de algemene vergadering kan bijeenroepen per e-mail.

Daarnaast is er een rechtstreekse link tussen eStox en het UBO-register. Gegevens van aandeelhouders die meer dan 25% van de aandelen bezitten, kunnen zo automatisch aan de FOD Financiën overgemaakt worden.

Meer vragen hierover? Bespreek het met je notaris of accountant.

De statuten vormen de basis van de oprichtingsakte van je vennootschap. Het is als het ware de grondwet van je onderneming. In dit document worden de rechten en de plichten van de verschillende partijen bepaald. Wanneer de ondernemer een NV, BV of CV opstart, stelt de notaris de oprichtingsakte (en de statuten) op. Bij de maatschap, VOF en CommV is dat niet vereist, tenzij er onroerende goederen worden ingebracht.

In de statuten staan verschillende zaken beschreven zoals de benaming van je zaak, de zetel, het voorwerp van je zaak, het aanvangsvermogen…

Op dit platform vind je meer informatie over de inhoud van statuten.

Als oprichter moet je bij de oprichting van een vennootschap (met uitzondering van de maatschap, CommV, VOF en EESV) een financieel plan overhandigen aan de notaris. In een financieel plan staan belangrijke financiële gegevens over jouw vennootschap vermeldt. Om een financieel plan te laten opstellen, neem je contact op met een cijferberoeper.

Het financieel plan is een uiterst belangrijk document. Het is de toetssteen om je aansprakelijkheid als oprichter te beoordelen. Als blijkt dat bij de oprichting het aanvangsvermogen van je zaak kennelijk ontoereikend was voor de normale uitoefening van de voorgenomen bedrijvigheid over ten minste twee jaar, dan ben je als oprichter hoofdelijk aansprakelijk voor de verbintenissen van de vennootschap als ze failliet wordt verklaard binnen drie jaar na de verkrijging van de rechtspersoonlijkheid.

Raadpleeg de informatie op dit platform om te kijken wat nodig is voor jouw gekozen vennootschapsvorm.

Vandaag heb je – in tegenstelling tot vroeger – geen wettelijk minimum startkapitaal nodig om een BV op te richten. Dat betekent echter niet dat je geen middelen moet voorzien. De wet vereist dat je vennootschap bij de start genoeg eigen vermogen heeft om haar activiteiten uit te voeren. Een ‘toereikend aanvangsvermogen’ gesteund op een uitgewerkt financieel plan is van cruciaal belang.

Bovendien moeten de oprichters altijd ‘iets’ inbrengen in de zaak om aandelen te krijgen. Een inbreng kan gebeuren in geld en/of natura, maar ook knowhow en arbeid kunnen worden ingebracht.

Opgelet: voor andere vennootschapsvormen, zoals de NV, geldt wél een minimum startkapitaal van 61.500 EUR. Raadpleeg dit platform voor meer informatie.

De eenmanszaak is de meest eenvoudige vorm om een zelfstandige activiteit uit te oefenen. Er zijn weinig beperkingen en weinig administratieve en boekhoudkundige formaliteiten. Je ‘zaak’ is geen aparte juridische entiteit met een eigen rechtspersoonlijkheid. Alle handelingen, rechten en plichten van de onderneming worden door jou persoonlijk gesteld. Nadeel is wel dat jouw vermogen en het vermogen van je zaak één zijn. Je bent dus altijd zelf persoonlijk aansprakelijk voor de schulden van de zaak.

Een vennootschap vraagt wat meer formaliteiten, maar er zijn verschillende voordelen die spelen:

• Het is de ondernemingsvorm bij uitstek voor mensen die hun samenwerking juridisch willen kaderen;
• afhankelijk van de gekozen vennootschapsvorm ben je maar beperkt aansprakelijk;
• je kan de continuïteit van je onderneming beter regelen;
• op fiscaal vlak kan werken met een vennootschap interessanter zijn.

Twijfel je? Neem contact op met een notaris voor meer informatie.

Ja, voor zover hij alle vereiste gegevens gekregen heeft, zal de notaris je de kostprijs kunnen bezorgen van de meest voorkomende akten. Voor complexere akten, kan je hem altijd vragen om de kosten te schatten. Zo kom je voor geen verrassingen te staan.

Infofiche “Wat betaal je bij de notaris?”

Starten als ondernemer heeft een impact op je persoonlijk leven, maar eventueel ook op je huwelijk. De notaris, expert in deze domeinen, zal je hierop wijzen. Oefen je je activiteit uit onder de vorm van een vennootschap, dan blijven de beroepsgoederen die de vennootschap verworven heeft eigen aan de vennootschap aangezien de vennootschap en de natuurlijke persoon juridisch los staan van elkaar. Je persoonlijke goederen zijn dus beschermd, voor zover je niet als bestuurder aansprakelijk wordt gesteld. Oefen je je activiteit daarentegen uit als natuurlijk persoon, dan kunnen je persoonlijke goederen (en die van je gezin) in beslag worden genomen als je niet de nodige voorzorgen neemt. De notaris zal je bijvoorbeeld aanraden om een verklaring van onbeslagbaarheid van de gezinswoning af te leggen, of als je nog niet gehuwd bent, om, wanneer het zover is, een huwelijkscontract met scheiding van goederen te laten opmaken. 

De notaris heeft in de eerste plaats een informatieve rol. Hij informeert je over de verschillende vennootschapsvormen, adviseert een bepaalde richting naargelang je persoonlijke situatie, brengt eventuele belangrijke problemen aan het licht door voorafgaand aan de oprichting de juiste vragen te stellen.

Zijn brede kennisdomein laat hem bv. toe om bij de oprichting van de vennootschap meteen ook rekening te houden met de eventuele impact van of op je huwelijksvermogensstelsel, de toekomstige vererving van je onderneming, enz.

Vervolgens stelt hij de oprichtingsakte op, met statuten op maat van je wensen en behoeften. Die authentieke akte is onder meer verplicht bij BV’s (besloten vennootschappen), NV’s (naamloze vennootschappen) en CV’s (coöperatieve vennootschappen).

Hij zal daarbij onder meer controleren of de naam die je wil kiezen nog beschikbaar is, of je doelomschrijving voldoende precies is en welke specifieke regels je graag wil voorzien voor de overdracht van de aandelen, de uitoefening van het stemrecht of de verdeling van de winst.

Hij zal er ook over waken dat alle wettelijke verplichtingen (financieel plan, bankattest, verslaggeving) vervuld zijn en zelf voor jou de akte neerleggen op de griffie, laten publiceren in het Belgisch Staatsblad en inschrijven in KBO, zodat je snel je ondernemingsnummer hebt en met een gerust hart van start kan gaan.

De belangrijkste taken van een notaris zijn:

1. Notariële akten: hij redigeert en bekrachtigt overeenkomsten en geeft er bewijskracht en uitvoerbaarheid aan. Hij luistert hiervoor naar de partijen, informeert en adviseert hen, analyseert de dossiers, schat de kosten en verzamelt de nodige administratieve gegevens. Vervolgens stelt hij de akten op en ondertekent ze, waardoor hij zich aansprakelijk stelt. Hij zorgt ook voor de post-akteformaliteiten (registratie, inschrijving in het Centraal register van testamenten of huwelijksovereenkomsten, …). 
2. Onderhandse overeenkomsten: de notaris kan op verzoek van de partijen een geschrift opmaken: dit document biedt niet dezelfde garanties als een notariële akte, is niet aan dezelfde formaliteiten onderworpen en brengt ook andere kosten met zich mee.
3. Vereffening en verdeling van een nalatenschap: de notaris bewaart de testamenten die zijn cliënten hem toevertrouwen. Hij neemt bij hun overlijden contact op met de erfgenamen, verleent de nodige informatie over het aanvaarden of verwerpen van de nalatenschap, zorgt ervoor dat de erfgenamen bezit kunnen nemen van de goederen, gaat over tot de verdeling van de nalatenschap en stelt de aangifte op.
4. Adviesverlening
5. Vastgoedonderhandelingen en vastgoedexpertise: bijvoorbeeld bij de verkoop van een onroerend goed of in het kader van een aangifte van nalatenschap.
6. Legalisatie van handtekeningen:  dit is een exclusieve bevoegdheid van de notaris. De notaris legaliseert de handtekeningen op documenten die in zijn aanwezigheid worden ondertekend.
7. Vermogensbeheer: bijvoorbeeld bij huur en pacht.
8. Bemiddeling en conflictpreventie: voornamelijk bij familieaangelegenheden.

De notaris is een juridisch adviseur die een gespecialiseerde opleiding heeft genoten en over een grondige expertise beschikt om in verschillende rechtsdomeinen tussen te komen. Hij heeft kennis van fiscaal recht, familierecht, erfrecht, vermogensrecht, vennootschapsrecht, administratief recht, …

Dankzij zijn zeer nauwkeurige, maar brede kennis beheerst de notaris de verschillende materies die vaak in eenzelfde dossier aan bod komen. Dit laat hem toe burgers advies te verlenen over hun rechten en plichten alsook over de juridische, financiële en fiscale gevolgen hiervan.

Hij waarborgt de rechtszekerheid van ieder document of transactie.

Als openbaar ambtenaar heeft hij een onpartijdigheidsplicht en is hij gebonden door het beroepsgeheim. Dit maakt van hem een neutraal en onafhankelijk vertrouwenspersoon.