Privacybeleid

Manage My Business is een platform ontwikkeld en beheerd door de vzw Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat, met maatschappelijke zetel te 1000 Brussel, Bergstraat 30-34, ingeschreven in de KBO onder het nummer 0409.357.321 (hierna “Fednot” of “wij” genoemd). Via dit platform kunnen ondernemers een vennootschap, een vereniging of een stichting digitaal en vanop afstand oprichten, wijzigen of ontbinden: dit omvat het verzamelen van gegevens en documenten die de notaris nodig heeft om het akteontwerp op te maken tot de ondertekening van de authentieke akte.

Wij hechten veel belang aan de naleving van uw privacy en persoonsgegevens (hierna “uw Gegevens” genoemd). Om die reden zien we erop toe dat de reglementering ter zake en meer specifiek de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679, hierna “GDPR”) worden nageleefd.

Het doel van dit beleid is u te informeren over de manier waarop wij uw Gegevens verwerken alsook over de middelen waarover u beschikt om hierop toezicht uit te oefenen. Voor bijkomende inlichtingen kunt u terecht bij onze functionaris voor gegevensbescherming bereikbaar:

via mail naar info@privanot.be; of
per brief naar Privanot vzw, Bergstraat 30, 1000 Brussel.

De huidige versie van het privacybeleid is vatbaar voor wijzigingen. Wij zullen u op de hoogte houden in geval van wezenlijke aanpassingen.

Inhoudstabel

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw Gegevens?

In het kader van het beheer van het Manage My Business-platform en het beheer van de daarop aangeboden diensten, dient Fednot uw Gegevens te verwerken aan de zijde van de Notaris. Allebei handelen zij in de hoedanigheid van “Verwerkingsverantwoordelijke” in de zin van de GDPR naargelang de betreffende verwerkingen.

U kunt alle nuttige informatie over de verwerkingen van de Notaris op uw Gegevens in het kader van de oprichting van een vennootschap bekomen door u rechtstreeks tot hem te richten.

Welke Gegevens verzamelen wij?

Wij dienen volgende Gegevens te verzamelen:

de authenticatiegegevens van de gebruiker van het platform afkomstig uit het Rijksregister of uit de Kruispuntbank Sociale Zekerheid: naam, voornamen, identificatienummer bij het Rijksregister of bij Rbis;
de profielgegevens en persoonlijke gegevens van de gebruiker van het platform: e-mailadres, telefoonnummer, voorkeurstaal, identiteit van het notariskantoor aangesteld om de vennootschap op te richten en aan wie de gegevens verzonden worden;
de Gegevens die het aangestelde kantoor nodig heeft om de vennootschap op te richten:
- Identificatie- en contactgegevens van de oprichter(s) of van de professional die door deze laatste gemachtigd werd (naam, voornamen, geboortedatum en -plaats, burgerlijke staat, huwelijksvermogensstelsel, telefoonnummer, e-mailadres, postadres);
- Andere gegevens betreffende de oprichter(s) (diploma of attest dat basiskennis bedrijfsbeheer aantoont, aantal aandelen in bezit);
- Identificatiegegevens van de partner van de oprichter(s) (naam, voornamen, burgerlijke staat, huwelijksvermogensstelsel);
- Identificatiegegevens van de Gemachtigde die de inschrijvingsformaliteiten bij de KBO zal vervullen (naam, voornamen);
- Identificatiegegevens van de Gemachtigde die een volmacht krijgt van de oprichter(s) bij de ondertekening van de authentieke akte (naam, voornamen, volmacht);
- Identificatie- en contactgegevens van de bestuurder(s) (naam, voornamen, geboortedatum en -plaats, telefoonnummer, e-mailadres, postadres);
- Andere gegevens betreffende de bestuurder(s) (type mandaat).
- Gegevens betreffende de vennoten of aandeelhouders (naam, voornamen, aantal aandelen in de vennootschap, type inbreng, waarde van de onderschreven inbreng en waarde van de betaalde inbreng);
- Alle andere gegevens vervat in de documenten die de gebruiker op het platform uploadt.

Sommige van deze Gegevens zullen door Fednot, voor rekening van de notaris, bij een raadpleging van het Rijksregister worden gecontroleerd en zullen, indien nodig, aangepast worden indien hierbij een fout wordt vastgesteld.

de Gegevens vereist in het kader van de ondertekening op afstand van de authentieke akte: naam, voornamen, geslacht, functie (instrumenterende notaris, partij bij de akte,…), identificatienummer bij het Rijksregister of bij Rbis, foto uit het Rijksregister of uit Rbis, GSM-nummer, e-mailadres en voorkeurstaal.

Deze gegevens kunnen worden verzameld:

bij uw inschrijving op het platform (via uw elektronische identiteitskaart of ITSME® en bij het invullen van uw Profielgegevens);
telkens u zich op het platform aanmeldt (via elektronische identiteitskaart of ITSME®);
wanneer u uw Profielgegevens bijwerkt;
wanneer u de metagegevens invult die de aangestelde notaris nodig heeft om de authentieke oprichtingsakte te kunnen opstellen;
bij het uploaden van documenten op het platform;
bij ondertekening van de authentieke akte van oprichting op afstand.

Voor welke doeleinden verwerken wij uw Gegevens en hoelang worden ze door ons bewaard?

Door uw gegevens te verzamelen, te bewaren en desgevallend over te maken aan de notaris aangesteld voor de oprichting van uw vennootschap, dienen wij “gegevensverwerkingen” te verrichten in de zin van de GDPR.

Deze verwerkingen vinden enkel plaats in het kader van de volgende doeleinden:

beheer van het platform Manage My Business en de toegangen tot dit platform;
levering van de in onze Gebruiksvoorwaarden beschreven diensten;
elektronische ondertekening van de authentieke akte;
verbetering van het platform Manage My Business en de erop aangeboden diensten.

Wij bewaren uw Gegevens gedurende:

Wat betreft de Profielgegevens van de gebruiker van het platform en de Gegevens die bij zijn identificatie via eID-kaartlezer of Itsme® verzameld worden:
- zolang u een gebruikersaccount heeft;

Wat betreft de ingevulde Gegevens (metagegevens) en de documenten die eventueel op het platform worden opgeladen en wettelijk vereist zijn om de oprichtingsakte te kunnen opmaken:
- 3 maanden na afloop van het oprichting/wijziging/ontbindingsproces van een vennootschap, een vereniging of een stichting of na het laatste gebruik door de gebruiker van het platform indien deze niet tot het einde van het proces is gegaan en dit om te vermijden dat de gebruiker alle gegevens opnieuw zal moeten ingeven wanneer hij zich opnieuw aanmeldt.

Na afloop van deze periodes, bewaren wij geen enkel geanonimiseerd gegeven meer dat op u betrekking heeft.

Op welke juridische basis verwerken wij uw Gegevens?

Overeenkomstig de GDPR berust de verwerking van uw Gegevens op de uitvoering van de opdrachten van openbaar belang van Fednot – met inbegrip van het bijstaan van de notarissen in het kader van hun opdrachten van openbaar ambtenaar – en dit conform artikel 6.1., e), GDPR.

Gebruikt Fednot uw Gegevens voor andere dan de in punt 3 vermelde doeleinden?

In voorkomend geval worden uw Gegevens door Fednot hergebruikt voor statistische doeleinden of wetenschappelijk onderzoek, na te zijn geanonimiseerd.

Het uiteindelijke doel van deze verdere Gegevensverwerkingen is steeds om de dienstverlening van het notariaat aan de burger te verbeteren.

Worden uw gegevens meegedeeld aan derden?

Uw Gegevens kunnen worden overgemaakt aan:

het kantoor dat u voorafgaand heeft aangeduid om uw vennootschap op te richten;
aan onze externe verwerkers die Gegevens moeten verwerken in het kader van bovenvermelde doeleinden en met wie Fednot een overeenkomst ondertekend heeft teneinde de naleving van uw Gegevens overeenkomstig de GDPR-bepalingen te waarborgen.

In geen geval maken wij uw Gegevens over aan derden voor commerciële doeleinden.

We kunnen er eveneens toe verplicht worden uw Gegevens over te maken aan overheden, administraties of gerechten indien wettelijke bepalingen ons hiertoe verplichten.

Hoe worden uw Gegevens beveiligd?

Fednot neemt alle nodige maatregelen om de veiligheid en de vertrouwelijkheid van uw Gegevens te verzekeren en met name te verhinderen dat zij beschadigd worden, onopzettelijk gewist worden of toegankelijk zijn voor niet-gemachtigde derden.

Fednot verbindt er zich toe, in geval van een beveiligingsincident met betrekking tot uw Gegevens (vernietiging, verlies, wijziging of openbaarmaking), de plicht na te komen die haar op grond van de GDPR wordt opgelegd om Gegevensinbreuken te melden, meer bepaald aan de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Wat zijn uw rechten wanneer uw Gegevens worden verwerkt?

Als betrokken persoon bij de Gegevensverwerkingen die Fednot verricht, beschikt u over de mogelijkheid om de rechten uit te oefenen die u op grond van de GDPR worden toegekend.

Zo beschikt u over een recht op transparante verwerking van uw Gegevens, een recht op informatie, een recht van inzage en een recht op rectificatie indien uw Gegevens onjuist of onvolledig blijken.

U beschikt bovendien over een recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken wanneer dit de enige rechtmatige grondslag is voor de verwerking van uw Gegevens.

Onder bepaalde voorwaarden en in strikt gedefinieerde omstandigheden, beschikt u eveneens over een recht op wissen van uw Gegevens alsook over een recht van bezwaar tegen het gebruik van uw Gegevens en een recht op overdraagbaarheid van uw Gegevens.

U kunt uw rechten uitoefenen bij onze Functionaris voor Gegevensbescherming:

via mail naar info@privanot.be; of
per brief naar Privanot vzw, Bergstraat 30, 1000 Brussel.

Klachten

Indien u meent dat Fednot uw Gegevens niet heeft verwerkt overeenkomstig de geldende reglementeringen, heeft u het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).