La société à responsabilité limitée


La société à responsabilité limitée (SRL) présente un certain nombre de caractéristiques spécifiques aux sociétés de personnes, puisque l’accent est mis principalement sur l’identité des actionnaires. Il est donc capital de savoir avec qui vous travaillez. Avec une SRL, il est beaucoup plus facile de déterminer, dans les statuts, qui peut ou non devenir actionnaire de la société. Ce sont principalement les petites et moyennes entreprises qui optent pour la forme d’une SRL.

La SRL est également plus flexible que son prédécesseur, la SPRL. La loi lui autorise en effet davantage des adaptations dans les statuts, ce qui vous permet de créer une société plus personnalisée.

Une SRL est établie par acte authentique devant notaire.

Formalités de constitution

Les fondateurs

Vous pouvez créer une SRL seul ou à plusieurs. Tant les personnes physiques que les personnes morales peuvent constituer une telle société.

Le plan financier

Si vous voulez constituer une SRL, vous devez établir un plan financier. Ce plan présente les moyens de financement que vous utiliserez pour alimenter la SRL de fonds propres. Il s’agit d’un document important, car, en cas de faillite, le juge s’en servira pour évaluer la responsabilité des fondateurs. C’est pourquoi ces derniers font souvent appel à un professionnel du chiffre (ex : un comptable, un réviseur d’entreprise) pour les aider à établir ce plan. Vous remettez ensuite votre plan financier à un notaire, qui le conservera.

Si votre SRL fait faillite, vous pourrez prouver, grâce au plan financier, que vous avez suffisamment réfléchi aux risques de votre entreprise et aux sources de financement dont vous auriez besoin pour une telle activité.

Les apports

Pour chaque action de la SRL, vous devrez apporter quelque chose : en argent, en nature ou en industrie. Si vous faites un apport en nature ou en industrie, il faudra le faire évaluer par un réviseur d’entreprise.

Il n’y a pas de véritable patrimoine minimum pour une SRL, même si vous êtes tenu de la pourvoir d’un capital de départ suffisant. Si votre SRL dispose d’un capital manifestement insuffisant pour exercer son activité pendant 2 ans, vous courez le risque de voir votre « responsabilité de fondateur » engagée, si un tribunal prononce sa faillite dans les 3 ans suivant sa constitution.

Les statuts

Les statuts constituent la base de l’acte de constitution de votre société. Il s’agit en quelque sorte les fondations de votre entreprise, tel qu’un contrat de mariage pour un couple. Dans ce document, on détermine le mode de fonctionnement de la société et les droits et obligations des différentes parties. Ici aussi, vous pouvez faire un certain nombre de choix qui s’écartent des règles légales applicables par défaut. Lorsqu’un entrepreneur crée une SA, une SRL ou une SC, l’acte de constitution doit être rédigé par un notaire. Ce n’est pas le cas pour une société simple.

Quels aspects le notaire décrit-il dans les statuts ?

Les statuts d’une SRL reflètent les règles auxquelles la société est soumise. D’un point de vue technico-juridique, cependant, c’est beaucoup plus complexe, car, selon les cas, les statuts peuvent également réglementer les droits et obligations entre les actionnaires, entre les actionnaires et la société, entre les administrateurs et la société et entre la société et d’autres tiers. Les statuts doivent également être conformes à la loi.

Pour que les tiers disposent d’un minimum d’informations sur la société, la loi exige que certaines mentions figurent dans les statuts.

Vous trouverez ci-dessous un bref aperçu de ces mentions statutaires légalement obligatoires. Dans la mesure où la loi le permet, les parties peuvent aussi régler d’autres questions dans leurs statuts.

1. Mentions statutaires légalement obligatoires

a) Forme juridique, nom et siège social

Les statuts doivent indiquer la forme juridique de la société (SRL) et son nom. Ce nom doit être unique, car une personne morale doit avoir un nom différent de toutes les autres personnes morales.

Les statuts doivent également mentionner la Région dans laquelle est situé le siège social. Il est donc possible de ne pas indiquer l’adresse de la société, en se contentant de la publier par extrait dans les annexes du Moniteur belge. Il est ainsi plus facile de la modifier par la suite si nécessaire.

b) Les actions

Les statuts doivent aussi aborder un certain nombre de questions relatives aux actions.

Vous devez ainsi y indiquer le nombre d’actions émises et les éventuelles restrictions de transfert les concernant. S’il existe différents types d’actions, vous devez également indiquer le nombre d’actions par type, les éventuelles restrictions de transfert et les droits attachés à chaque type d’actions.

Le modèle standard que l’on trouve sur cette plateforme ne comprend pas de dispositions relatives aux restrictions de transfert ou aux types d’actions. Les types d’actions peuvent inclure par exemple des actions avec des droits de vote différents, une participation aux bénéfices différente ou d’autres arrangements spécifiques. Consultez votre notaire, afin qu’il vous aide à établir des clauses sur mesure, si ces possibilités vous intéressent.

c) La durée
Vous devez également indiquer, dans les statuts, si votre SRL est constituée pour une durée déterminée ou indéterminée.

d) L’exercice comptable
Les statuts de votre SRL doivent également mentionner les dates de début et de fin de l’exercice comptable.

e) Les directeurs et leurs compétences
Qu’une SRL soit administrée par un ou plusieurs administrateurs, vous devrez inclure dans les statuts un certain nombre de points relatifs à l’administration de la société.

Si la SRL choisit également de prévoir, dans ses statuts, un administrateur délégué à la gestion journalière, les mêmes points d’attention s’appliquent.

Les statuts doivent ainsi déterminer :

  • Le nombre d’administrateurs (délégués) ;
  • Le mode de nomination de ces administrateurs ;
  • Si les administrateurs (délégués) sont autorisés à représenter la SRL en tant que collège, seuls ou conjointement ;
  • Le mode de répartition des pouvoirs entre les différents organes.

Le modèle standard que vous pouvez trouver sur cette plateforme contient les options les plus courantes en la matière. Consultez votre notaire, afin qu’il vous aide à établir des clauses sur mesure, si d’autres options vous intéressent.

f) L’objet
L’objet de la SRL doit également être inclus dans les statuts. Cet objet consiste principalement en une description des activités que la société peut ou ne peut pas exercer.

La plateforme vous permet de sélectionner les activités souhaitées. Si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez, ou si vous ne savez pas de quelle catégorie relève une activité, n’hésitez pas à demander conseil à votre notaire.

g) L’assemblée annuelle
Les statuts de la SRL doivent également contenir des informations concernant l’assemblée générale annuelle. Vous devez ainsi mentionner le lieu, le jour et l’heure de cette assemblée. De plus, vous devez aussi y préciser sous quelles conditions les actionnaires peuvent être admis à l’assemblée, ainsi que les conditions d’exercice de leur droit de vote.

Le modèle standard que vous pouvez trouver sur cette plateforme contient les options les plus courantes en la matière. Consultez votre notaire, afin qu’il vous aide à établir des clauses sur mesure, si d’autres options vous intéressent.

2. Mentions statutaires facultatives

Outre les mentions légales obligatoires, il existe également un grand nombre d’autres questions que vous pouvez, de manière facultative, réglementer dans les statuts, telles que :

  • les effets statutaires des droits de préférence ;
  • les droits et obligations de l’actionnaire-usufruitier et de l’actionnaire-nu-propriétaire ;
  • la possibilité d’une assemblée générale écrite ou électronique ;
  • le transfert des actions et les restrictions de transfert ;
  • la création de différents types d’actions, avec différentes sortes de droits ;
  • la rémunération des administrateurs ;
  • des constructions complexes en matière de représentation et de gouvernance interne ;
  • un régime d’encadrement des apports en industrie ;
  • des accords sur la répartition des bénéfices ;
  • des règles relatives à la sortie volontaire et à l’exclusion forcée des actionnaires, à charge du patrimoine social ;
  • ….

Un notaire peut vous guider à travers les différentes possibilités légales, afin de rédiger, autant que faire se peut, des statuts « sur mesure ». Il peut également vous expliquer les différentes options juridiques qui s’offrent à vous.

Langue

Les statuts et autres documents de la SRL doivent être rédigés dans l’une des langues officielles de la région linguistique dans laquelle la société a son siège social. Si ce principe n’est pas respecté, les documents seront déclarés nuls et ne produiront aucun effet.

Pour une société constituée dans la région bilingue de Bruxelles-Capitale (les 19 communes bruxelloises), les actes et documents peuvent être rédigés en néerlandais ou en français. Ils peuvent aussi être bilingues (p.ex. en 2 colonnes).

Pour une société constituée avec un siège dans la région linguistique néerlandaise, même dans une commune à facilités, tous les actes et documents doivent obligatoirement être rédigés en néerlandais.

Pour une société constituée avec un siège dans la région linguistique française, tous les actes et documents doivent être rédigés en français.

Pour une société constituée avec un siège dans la région linguistique allemande, tous les actes et documents doivent être rédigés en allemand.

Identification des personnes

Si vous participez à la constitution de la société en tant que fondateur ou actionnaire ordinaire, ou si vous êtes désigné comme administrateur, vous devez être identifié dans l’acte.

Cette identification comprend vos nom et prénoms, vos lieu et date de naissance et votre domicile légal. Elle comprend également votre numéro d’identification unique, à savoir votre numéro de registre national belge si vous en avez un, ou, à défaut, votre numéro du registre bis de la Banque-Carrefour de la Sécurité Sociale.

Vous n’avez pas encore ce numéro ? Aucun problème, le notaire s’en chargera pour vous lors de la préparation de la constitution et vous inscrira au registre bis.

De plus, vous devez vous identifier avec un moyen d’identification conforme eIDAS de votre État membre.

Formalités après la constitution de la société

Après avoir signé votre acte de constitution, un certain nombre de formalités doivent encore être accomplies avant que la SRL puisse débuter ses activités.

Le notaire dépose l’acte de constitution et l’extrait de l’acte de constitution au greffe du tribunal de l’entreprise dans le ressort duquel se trouve le siège social de la SRL, dans les 30 jours de la signature de l’acte. Dans les 10 jours suivant le dépôt, l’extrait sera publié aux annexes du Moniteur belge.

Ensuite, la SRL doit se faire inscrire auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises. Grâce à cet enregistrement, les autorités publiques sont informées du fait que votre société se comportera comme une entreprise sur le plan juridique.

Le texte des statuts sera également déposé, séparément, dans la base de données des statuts, qui est accessible au public.

Il comprendra également les dispositions statutaires relatives au pouvoir de représentation des administrateurs, qui seront consultables.

Toutes ces formalités sont effectuées par le notaire après la signature de l’acte de constitution et se font entièrement par voie électronique. Vous ne devez donc rien faire vous-même.

La SRL devra également demander un numéro de TVA.

Administration

Les formes d’administration

Une SRL peut être administrée par un ou plusieurs administrateurs, personnes physiques ou morales, formant ou non un collège.

En principe, chaque administrateur d’une SRL est compétent, individuellement, pour exercer les pouvoirs de l’organe d’administration, sauf si les statuts limitent les pouvoirs des administrateurs ou prévoient qu’ils forment un organe d’administration collégial.

Les formes d’administration suivantes sont donc possibles dans une SRL :

  • un administrateur unique ;
  • plusieurs administrateurs, qui sont tous individuellement compétents ; ou
  • plusieurs administrateurs, qui forment ensemble un collège.

Vous devrez choisir l’une de ces formes lors de la rédaction de vos statuts. Vous ne savez pas ce qui vous convient le mieux ? Demandez conseil à votre notaire.

Les administrateurs sont nommés dans l’acte de constitution ou dans une décision ultérieure de l’assemblée générale

La gestion quotidienne de la société peut être déléguée par l’organe d’administration à une ou plusieurs personnes. Cette gestion quotidienne comprend d’une part les décisions qui ne dépassent pas la gestion journalière de la société, et, d’autre part, celles qui ne nécessitent pas l’intervention de l’organe d’administration, parce qu’elles sont de faible importance ou très urgentes.

Conditions

En principe, l’assemblée générale peut nommer toute personne juridiquement capable comme administrateur. En d’autres termes, il n’y a pas de conditions légales de nomination. Les administrateurs peuvent être des personnes morales ou physiques, actionnaires ou non, et leur nationalité n’a pas d’importance non plus. Toutefois, les statuts de la société en question peuvent aller plus loin et fixer certaines conditions de nomination, à condition que l’assemblée générale conserve toujours une liberté de choix en ce qui concerne ces nominations.

Malgré cette grande liberté, la loi impose des restrictions dans certains cas. C’est le cas par exemple pour les entreprises qui exercent des activités réglementées ou pour les sociétés cotées en bourse. De plus, certaines personnes ne peuvent pas être nommées administrateurs en raison de leur fonction, comme les fonctionnaires, les magistrats, les militaires,  …..

Une personne morale qui est désignée comme administrateur doit toujours désigner un représentant permanent. Ce représentant permanent est chargé de l’exécution de la mission d’administration au nom et pour le compte de l’administrateur/personne morale. Hormis le fait que ce représentant permanent doit être une personne physique, il n’y a pas non plus de conditions particulières de nomination. Toutefois, il n’est pas possible de siéger à l’organe d’administration à la fois en son nom propre et en qualité de représentant permanent.

Compétences

L’organe d’administration peut accomplir tous les actes utiles ou appropriés à la réalisation de l’objet social, à l’exception de ceux pour lesquels la loi attribue la compétence à l’assemblée générale. Les statuts peuvent limiter les compétences de l’organe d’administration et éventuellement déléguer certains pouvoirs à d’autres organes.

Chaque administrateur ou, dans le cas d’un organe d’administration collégial, l’organe d’administration, est autorisé à représenter la société vis-à-vis des tiers. Les statuts peuvent toutefois conférer à un ou plusieurs administrateurs le pouvoir de représenter la société conjointement ou individuellement.

L’organe d’administration peut déléguer la gestion quotidienne de la société à une ou plusieurs personnes. Cette gestion quotidienne comprend d’une part les décisions qui ne dépassent pas les besoins de la vie journalière de la société, et, d’autre part, celles qui ne nécessitent pas l’intervention de l’organe d’administration, parce qu’elles sont de faible importance ou très urgentes.

Interdiction d’être administrateur

Dans certains cas, le tribunal peut imposer une interdiction d’exercer la fonction d’administrateur à la suite d’une condamnation pénale, d’une dissolution judiciaire ou d’une faillite. Le non-respect de l’interdiction peut être puni d’une peine d’emprisonnement et d’une amende.

Interdiction professionnelle découlant du droit pénal
Le juge peut, à titre de sanction complémentaire, interdire à une personne condamnée pour certains délits (en tant qu’auteur ou complice) d’exercer une mission d’administrateur ou une fonction qui implique le pouvoir d’engager la société, et ce pendant une période déterminée. Le juge peut également interdire l’exercice d’une mission d’administrateur dans un établissement belge d’une société étrangère. Cette interdiction peut être imposée tant aux personnes physiques qu’aux personnes morales. Les infractions visées comprennent notamment les faux en écriture, la corruption, l’extorsion, l’escroquerie et la violation des dispositions fiscales pénales. La liste complète de ces infractions se trouve à l’article 1er de l’arrêté royal du 24 octobre 1934 relatif à l’interdiction judiciaire faite à certains condamnés et aux faillis d’exercer certaines fonctions, professions ou activités. La durée de l’interdiction professionnelle est déterminée par le juge qui l’a prononcée et ne peut être ni inférieure à 3 ans, ni supérieure à 10 ans.

De plus, en cas de faillite frauduleuse ou d’abus de biens sociaux, le tribunal pénal peut imposer une interdiction d’exercer une activité commerciale, personnellement ou par le biais d’un intermédiaire. Là encore, cette interdiction ne peut être ni inférieure à 3 ans, ni supérieure à 10 ans.

Si une personne a été condamnée à l’étranger pour l’une des infractions mentionnées ci-dessus, la chambre des mises en accusation peut également prononcer une telle interdiction professionnelle.

Interdiction professionnelle dans le cadre d’une dissolution judiciaire
Le tribunal de l’entreprise peut prononcer une interdiction d’exercer un mandat d’administrateur si l’administrateur refuse de collaborer à la liquidation de sa société dissoute par décision judiciaire. Si la dissolution de la société a été prononcée à l’étranger, cette compétence revient au tribunal de l’entreprise de Bruxelles. La durée de cette interdiction ne peut excéder 3 ans.

Interdiction professionnelle découlant du droit des faillites
Si une entreprise fait faillite et que le tribunal estime qu’une faute grave évidente de la part du failli a contribué à la faillite, il peut interdire à ce dernier d’exploiter une entreprise, personnellement ou par le biais d’un intermédiaire. Cette interdiction peut également être imposée à l’administrateur d’une société en faillite dont la démission n’a pas été publiée au moins un an avant la déclaration de faillite, ou à la personne qui a effectivement géré la société (sans être nommée administrateur). De plus, il peut également être interdit de poser tout acte impliquant la compétence d’engager valablement une personne morale. La durée de cette interdiction est déterminée par le tribunal, avec un maximum de 10 ans.

Si la faillite a été prononcée à l’étranger, c’est le tribunal de l’insolvabilité de Bruxelles qui est compétent pour imposer une telle interdiction.

Le tribunal peut également imposer une interdiction d’exercer la fonction d’administrateur aux administrateurs d’une société en faillite qui ne coopèrent pas avec le curateur. Dans ce cas, l’interdiction ne peut durer plus de 3 ans.

Registre
L’existence d’une interdiction professionnelle n’est pas (encore) reprise à la Banque-Carrefour des Entreprises ou dans un autre registre central. Les informations à ce sujet ne peuvent donc être retrouvées que via le Moniteur belge.

Procédure de constitution en ligne

Grâce à cette plateforme, vous pouvez planifier à distance la constitution de votre SRL, du début à la fin. Vous serez guidé tout au long du processus et vous pourrez l’interrompre à tout moment et revenir sur la plateforme pour régler certaines questions complémentaires, si cela s’avère nécessaire.

  • Avant de commencer, vous devez vous assurer que tous les fondateurs et actionnaires ou, leurs représentants s’ils seront représentés par procuration, disposent d’un moyen d’identification reconnu et conforme eIDAS.
  • Si vous n’avez pas encore de notaire, vous pouvez également en rechercher un ici et le contacter. Il vous conseillera et vous assistera ensuite, par exemple si certains points ne sont pas clairs pour vous ou si vous avez des questions sur le contenu des statuts. Le notaire préparera pour vous le projet d’acte de constitution, avec le projet de statuts.
  • Dans le cadre de la constitution en ligne, vous devrez également introduire les personnes impliquées et leur attribuer les rôles appropriés. Il s’agit, d’une part, des rôles de fondateur (qui impliquent la responsabilité du fondateur), d’actionnaire (qui n’impliquent pas cette responsabilité) et d’administrateur et, d’autre part, du rôle de la personne qui signera l’acte de constitution, soit en son nom propre, soit en tant que représentant des fondateurs/actionnaires sur la base d’une procuration. Toutes les personnes concernées devront disposer d’un numéro d’identification unique, du Registre national ou du registre bis de la Banque-Carrefour de la Sécurité sociale. Vous ne disposez pas encore d’un tel numéro ? Aucun problème, le notaire s’en chargera pour vous lors de la préparation de la constitution et vous inscrira au registre bis.
    
  • Vous pourrez également télécharger les documents nécessaires à la constitution d’une société (p.ex. un plan financier, un relevé bancaire fournissant la preuve du dépôt de votre apport en argent, …), mais vous pouvez bien sûr aussi les envoyer directement à votre notaire, de la manière que vous souhaitez.
  • Lorsque tout est prêt, un rendez-vous sera fixé pour la signature de l’acte authentique de constitution chez le notaire. Il y aura aussi une vidéoconférence au cours de laquelle le notaire vous donnera les dernières explications. Vous pourrez poser toutes les questions complémentaires que vous souhaitez, et signer au moyen d’une signature électronique qualifiée. Vous ne disposez pas d’un moyen de signature électronique compatible, telle que l’eID belge ou itsme ? Pas de problème, cette plateforme propose une procédure en ligne permettant de créer, pour vous, un tel certificat de signature électronique.
  • Après la signature, le notaire s’occupera électroniquement de toutes les formalités de publication de l’acte et de l’enregistrement de votre société auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises. Ainsi, vous disposerez de votre numéro d’entreprise dans les plus brefs délais et vous pourrez l’utiliser pour activer votre numéro de TVA et vous lancer.

La fin d’une société

Une société peut être dissoute de 3 façons :

  • par une dissolution de plein droit (p.ex. à l’expiration de la durée prévue pour la société) ;
  • par une décision judiciaire ; ou
  • volontairement, par décision des actionnaires.

Au cours de la dissolution, un liquidateur vendra les actifs de la société et remboursera les créanciers avec le produit de la vente. Le solde qui reste après avoir remboursé les créanciers reviendra aux actionnaires de la société. Avec la clôture de la liquidation, la société perd sa personnalité juridique et cesse d’exister.

La dissolution volontaire peut également être effectuée de manière simple, en réalisant la procédure de dissolution et de liquidation en un seul acte. Cela implique que les actionnaires décident, à l’unanimité, de dissoudre la société à un moment où toutes les dettes ont déjà été payées aux créanciers. On ne nomme alors pas de liquidateur, et les actifs restants reviennent automatiquement aux actionnaires après la dissolution.

De plus, il est également possible que la société soit déclarée en faillite par le tribunal de l’entreprise. La déclaration de faillite peut être prononcée si l’entreprise ne peut plus payer ses dettes et n’obtient plus de crédit de ses créanciers.

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