Ontbinding en vereffening van een vennootschap

Wanneer een vennootschap haar activiteiten stopzet, is het noodzakelijk om bepaalde verslagen op te stellen (verslag van het bestuursorgaan en van een deskundige) voordat de algemene vergadering formeel beslist de vennootschap te ontbinden. Die beslissing moet vervolgens in een authentieke akte bij een notaris worden vastgesteld.

Door het uitvoeren deze formaliteiten gaat de vennootschap dan de vereffeningsfase in. Tijdens die fase worden de activa verkocht om, in voorkomend geval, de schulden van de vennootschap terug te betalen. Meerdere vereffenaars worden in principe aangesteld, maar de vennootschap kan deze stap vermijden als het kiest voor de vereenvoudigde procedure, de zogenaamde ‘ontbinding en vereffening in één enkel akte’.

Heeft de vennootschap nog voldoende activa? Dan wordt het batig saldo van de vereffening tussen de vennoten of aandeelhouders van de vennootschap verdeeld. Is er geen voldoende activa, dan worden de activa verdeeld op basis van het door de vereffenaar(s) opgesteld verdelingsplan.

Hoe gebeurt het stopzetten van een vennootschap?

Wanneer een vennootschap haar activiteit wenst stop te zetten, moet zij overgaan tot haar ontbinding en haar vereffening. Het gaat om twee noodzakelijke stappen.

De ontbinding is de beslissing om de activiteit van de vennootschap stop te zetten. Die beslissing kan in het geval van een vennootschap met beperkte duur nog vóór de einddatum van de vennootschap genomen worden. Deze ontbinding brengt de facto de vereffening van de vennootschap met zich mee.

De vereffening is de stap waardoor:

• de activa van de vennootschap te gelde te maken (dat kan gebeuren in de vorm van een verkoop van de goederen in het bezit van de vennootschap, maar ook door het invorderen van de bedragen die door de schuldenaars aan de vennootschap verschuldigd zijn);

• over te gaan tot de aanzuivering en de betaling, indien mogelijk, van alle schuldvorderingen van de vennootschap.

Als er nog tegoeden overblijven in de vennootschap, worden die tussen de vennoten verdeeld, zoals bepaald in de statuten.

Gedurende die vereffeningsperiode blijft de vennootschap bestaan voor de behoeften van haar vereffening. De vennootschap behoudt de mogelijkheid over te gaan tot de handelingen  die noodzakelijk zijn voor haar vereffening. Dit is zo tot op het ogenblik van de afsluiting van de vereffening.

De vennootschap wordt als ontbonden beschouwd vanaf de afsluiting van haar vereffening.

Wel wordt de vennootschap geacht te bestaan gedurende een termijn van vijf jaar. Zo kunnen de eventuele schuldeisers de vereffenaar aanspreken om hun schuldvordering in te vorderen. 

Welke vormen van ontbinding zijn er?

Er zijn verschillende vormen van ontbinding:

• de vrijwillige ontbinding: de ontbinding resulteert uit de wil van de vennoten. Het gaat dan om de vrijwillige ontbinding;
• de gerechtelijke ontbinding: bij beslissing van de ondernemingsrechtbank
• de ontbinding ‘van rechtswege’ (automatisch): Dat is het geval wanneer de vennootschap voor een beperkte duur werd opgericht en die duur verstreken is of wanneer de statuten van de vennootschap een voorwaarde bevatten en die voorwaarde vervuld wordt (bv. het overlijden van een vennoot leidt tot de ontbinding van de vennootschap).

De vennoten van een vennootschap kunnen dus beslissen vervroegd een einde te maken aan de vennootschap en dit om diverse redenen die al dan niet economisch kunnen zijn.

De stappen van een vrijwillige ontbinding van een vennootschap zijn de volgende:

1. 1. Verslag van het bestuursorgaan: Het bestuursorgaan stelt een voorstel tot ontbinding op in de vorm van een verslag. Bij dit verslag wordt een staat gevoegd die de toestand van het actief en het passief van de vennootschap samenvat en werd afgesloten op een datum die niet verder teruggaat in de tijd dan drie maanden voor de algemene vergadering die zich over het voorstel tot ontbinding zal moeten uitspreken.
2. 2. Verslag van een deskundige: Deze staat wordt gecontroleerd door een commissaris als de vennootschap er een heeft of, bij gebrek aan commissaris, door een bedrijfsrevisor of door een accountant, die speciaal voor die opdracht wordt aangesteld. Deze deskundige stelt een verslag op over de staat die hem wordt overgemaakt. Hij duidt in het bijzonder aan of die staat een getrouwe weergave van de toestand van de vennootschap is.
3. 3. Terbeschikkingstelling van de verslagen en de staat voor de vennoten: Een kopie van de verslagen en van de samenvattende staat van het actief en het passief wordt ter beschikking van de vennoten gesteld.
4. 4. Agenda van de algemene vergadering en oproeping: Het verslag van het bestuursorgaan moet aangekondigd worden in de agenda van de algemene vergadering (voor de BV, NV en CV) en de vennoten moeten voor de algemene vergadering opgeroepen worden overeenkomstig de regelgeving ter zake.
5. 5. Beslissing van de algemene vergadering, notulen van de algemene vergadering en authentieke akte opgemaakt door een notaris: De algemene vergadering spreekt zich uit over het voorstel tot ontbinding volgens dezelfde voorwaarden als die die voor een statutenwijziging worden voorzien. Na de algemene vergadering worden er notulen opgesteld waarbij de beslissing van de algemene vergadering op papier wordt gezet. In dat document benoemt de vennootschap een of meerdere vereffenaars, die de vereffening van de vennootschap regelen (zie volgend punt). Een door de notaris opgestelde authentieke akte stelt de beslissing tot ontbinding vast. Hierbij bevestigt en gaat de notaris het bestaan van de beslissing na. Hij controleert ook de wettelijkheid van de handelingen en formaliteiten van de procedure. In deze authentieke akte wordt ook de conclusie van het door de deskundige (commissaris, bedrijfsrevisor of accountant) opgemaakt verslag opgenomen.

Hoe verloopt de vereffening?

Zoals hiervoor vermeld, moet de algemene vergadering één of meerdere vereffenaars aanstellen. Als uit de samenvattende staat van het actief en het passief van de vennootschap een deficitaire toestand blijkt, moet de aanstelling van de vereffenaar(s) bevestigd worden door de voorzitter van de ondernemingsrechtbank van het arrondissement van de zetel van de vennootschap. De tussenkomst van de rechtbank is evenwel niet nodig als de schuldeisers van de vennootschap enkel aandeelhouders of vennoten zijn en die laatsten de benoeming aanvaard hebben en hun akkoord daarover schriftelijk bevestigd hebben.  

Zodra hij benoemd is, zal de vereffenaar een hele reeks verrichtingen uitvoeren met het oog op de tegeldemaking van de activa van de vennootschap om zo de schuldeisers te betalen. Zodra alle schulden van de vennootschap voldaan zullen zijn, zal de vereffenaar de afsluiting van de vereffening aan de algemene vergadering kunnen voorstellen.

Een maand voor de algemene vergadering die zich over de afsluiting van de vereffening zal uitspreken, legt de vereffenaar de rekeningen en bewijsstukken neer op de zetel van de vennootschap, waardoor het voor de aandeelhouders of vennoten mogelijk is daarvan kennis te nemen als zij dat wensen. 

Als uit de rekeningen blijkt dat de vereffening deficitair is, moet de vereffenaar een plan van verdeling van de activa van de vennootschap tussen de schuldeisers ter goedkeuring aan de bevoegde ondernemingsrechtbank voorleggen.

Na betaling van de schuldeisers (hetzij volledig, hetzij gedeeltelijk) en als er een vereffeningsoverschot is, moet dit tussen de vennoten of aandeelhouders verdeeld worden overeenkomstig de door de statuten voorziene verdelingsregels.

De afsluiting van de vereffening wordt dan vastgesteld door de algemene vergadering. Als er onroerende goederen aan de aandeelhouders of vennoten worden toegekend, moet de vereffening eveneens het voorwerp van een door een notaris opgestelde authentieke akte uitmaken.

Mogelijkheid om de procedure in te korten

In bepaalde situaties kan deze procedure ook ingekort worden: het gaat dan om de ontbinding en vereffening van een vennootschap in één enkele akte.

Hiervoor moeten de volgende voorwaarden vervuld zijn:

• Er werd geen vereffenaar benoemd;
• Alle schulden ten aanzien van de vennoten of aandeelhouders of derden die in de samenvattende staat van het actief en passief vermeld worden, werden terugbetaald of de bedragen nodig om die te voldoen werden in bewaring gegeven: deze betaling of deze inbewaringgeving moet door de commissaris, de bedrijfsrevisor of de accountant in de conclusies van zijn verslag bevestigd worden.

Als de schuldvorderingen niet betaald worden of het bedrag dat daarvoor nodig is niet in bewaring werd gegeven, kunnen de schuldeisers van de vennootschap (vennoten, aandeelhouders of derden) zich akkoord verklaren met de toepassing van deze vereenvoudigde procedure. Dat akkoord moet schriftelijk bevestigd worden en het moet eveneens vermeld worden in de conclusies van het verslag van de commissaris, bedrijfsrevisor of accountant, anders kan de vereenvoudigde procedure niet worden toegepast.

• De algemene vergadering spreek zich uitdrukkelijk uit over de toepassing van de ontbinding en de vereffening in één enkele akte volgens de hierna opgesomde modaliteiten:
  • In geval van een VOF of CommV, met algemene stemmen van alle vennoten;
  • In geval van een BV of CV, met algemene stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde aandeelhouders, voor zover zij minstens de helft van het totaal van de door de vennootschap uitgegeven aandelen vertegenwoordigen;
  • In geval van een NV, met algemene stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde aandeelhouders, voor zover zij de minstens de helft van het kapitaal van de vennootschap vertegenwoordigen.

Als de hiervoor opgesomde voorwaarden vervuld zijn, kan de vennootschap beslissen de vennootschap te ontbinden en te vereffenen zonder dat zij de hiervoor beschreven vereffeningsprocedure moet naleven.

Zoals voor de gewone procedure, wordt het overgebleven saldo van het actief van de vennootschap verdeeld tussen de vennoten op de in de statuten voorziene wijze.

Opmerkingen

De ontbinding van een vennootschap brengt onmiddellijk de afsluiting van het boekjaar met zich mee, evenals de verplichting voor de bestuurders of zaakvoerders van de vennootschap om jaarrekeningen die vooraf door de algemene vergadering werden goedgekeurd, neer te leggen.

Deze omstandigheid leidt tot een dubbele neerlegging van de jaarrekeningen voor het boekjaar in de loop waarvan de vennootschap ontbonden wordt:

• De eerste neerlegging door het bestuursorgaan voor de periode lopende van de eerste dag van het boekjaar tot de datum van de beslissing tot ontbinding;
• De tweede neerlegging door de vereffenaar voor de periode lopende van de ontbinding tot aan het einde van het boekjaar.